Gratis-Download

Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

Jetzt downloaden

Vertröstungsbriefe: Vermeiden Sie diese gängigen Fehler

 

Erstellt:

Niemand wartet gerne. Aber häufig ist es Ihre Aufgabe, Wartende auf später zu vertrösten. Egal ob es Bewerber sind oder Kunden: Wenn sich die Sache hinzieht, versenden Sie besser einen „Vertröstungsbrief“. Aber wie formulieren Sie ihn? Vermeiden Sie vor allem folgende Fehler in einem Vertröstungsbrief:

1. Der Vertröstungsbrief kommt in letzter Sekunde

Angenommen, der Empfänger wartet auf die fertige Arbeit oder auf den endgültigen Bescheid, weil das vereinbarte Datum erreicht ist. Er bekommt aber jetzt erst einen Vertröstungsbrief oder Zwischenbescheid. Das ist zu spät! Er wird sich ärgern, anstatt wie gewünscht Verständnis aufzubringen.
Besser: Verschicken Sie Ihren Vertröstungsbrief sobald Sie wissen, das der Zeitplan nicht eingehalten werden kann oder, z. B. bei Bewerbungen, extrem von der üblichen Wartezeit abweicht.

2. Der Vertröstungsbrief beinhaltet Vorwürfe statt sachlicher Begründung

Übermüdung, Überarbeitung, ein zu enger Zeitrahmen, ein zu großer Zeitdruck. Wer das als Begründung in einem Vertröstungsbrief anführt, warum ein Auftrag noch nicht ausgeführt, warum eine Ware noch nicht verschickt oder warum eine Bewerbung noch nicht bearbeitet ist, der stellt sich bzw. dem Unternehmen ein Armutszeugnis aus. Denn er gibt damit offen zu, die eigene Zeitplanung nicht im Griff zu haben. Außerdem klingt eine solche Begründung meist vorwurfsvoll – als empfände man die Bestellung des Abnehmers oder den Auftrag eines Kunden als Belastung, auf die man lieber verzichten würde.
Wie Ihr Vertröstungsbrief garantiert nicht vorwurfsvoll klingt, lesen Sie jetzt in der aktuellen Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell. Klicken Sie hier ... und fordern Sie Ihr kostenloses Kennenlernexemplar jetzt an. Zusammen mit dieser Überraschung der Redaktion ...

3. Verzicht auf eine konkrete Zeitangabe im Vertröstungsbrief

Niemand, der wartet, lässt sich gerne auf den Sankt-Nimmerleins-Tag vertrösten. Wer in seinem Vertröstungsbrief schreibt „Wir werden uns zu gegebener Zeit wieder mit Ihnen in Verbindung setzen“, löst beim Empfänger Unwillen aus.
Besser: Nennen Sie im Vertröstungsbrief einen festen neuen Termin oder wenigstens einen groben Zeitrahmen, bis wann der Empfänger mit Ihrer Leistung oder Information rechnen kann.
Musterformulierung für eine gelungenen Vertröstungsbrief finden Sie hier ...

Sekada

Sekada - der Newsletter für Sekretärinnen und Assistentinnen bietet Ihnen Profi-Tipps für effizientes Arbeiten im Büro.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Sie können den kostenlosen E-Mail-Newsletter jederzeit wieder abbestellen.

Datenschutz
Produktempfehlungen

Magazin für professionelles Büromanagement

Magazin für professionelles Büromanagement

Expertengeprüfte Anleitungen, Tools und Tricks für E-Mails, Kontakte, Kalender & Co.

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Ihr Excel-Lernsystem: Verständlich, kompakt, effektiv

Einfacher und glücklicher leben

Jobs