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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Verwenden Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz mehr „Sie“ statt „Wir“

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Stecken Sie manchmal auch in der Klemme und überlegen, wie Sie das leidige „Wir“ zu Beginn eines Satzes in Ihrer Geschäftskorrespondenz vermeiden? „Wir schicken Ihnen“, „Wir informieren Sie“, „Wir freuen uns“ ... Das ist stilistisch schlecht. Und damit das nicht passiert, greifen viele Schreiber zu einem Trick: Der Satzbau wird einfach auf den Kopf gestellt. Aus „Wir schicken Ihnen“ wird „Heute schicken wir Ihnen“. Und aus „Wir freuen uns“ wird „Sehr freuen wir uns“. Dadurch dass Sie mit dem Prädikat statt mit dem Subjekt beginnen, wirkt die Formulierung
sehr distanziert.

Wechseln Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz die Perspektive

Testen Sie doch einmal eine andere Form der Ansprache in Ihrer Geschäftskorrespondenz. Statt davon zu sprechen, dass „wir“ den Prospekt schicken, versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers. Was bedeutet Ihre Aktion für ihn? Er erhält den Prospekt. Also formulieren Sie besser „Sie erhalten den Prospekt“.
Durch eine Sie-Ansprache bringen Sie Abwechslung in den Briefstil Ihrer Geschäftskorrespondenz und sprechen den Empfänger viel stärker an als mit ausschließlichen Wir-Formulierungen.

Formulierungsvorschläge für Ihre Geschäftskorrespondenz – so einfach nehmen Sie den Standpunkt des Empfängers ein

  • So nicht: Wir übersenden Ihnen in der Anlage unseren aktuellen Prospekt.
  • Sondern so: Sie erhalten mit diesem Brief unseren aktuellen Prospekt.
  • So nicht: Wir können Ihnen diese Software sehr empfehlen.
  • Sondern so: Diese Software wird Sie überzeugen.
  • Oder: Diese Software ist ideal für Sie.
  • So nicht: Wir bitten Sie, sich bei Rückfragen mit Frau Ilse Schröder in Verbindung zu setzen.
  • Sondern so: Bitte rufen Sie bei Fragen Ilse Schröder unter der Telefonnummer 030 12345 an.
  • So nicht: Wir garantieren Ihnen eine schnelle Ausführung Ihres Auftrags.
  • Sondern so: Sie können sich darauf verlassen, dass wir Ihren Auftrag schnell ausführen werden.
  • So nicht: Wir bieten Ihnen zehn verschiedene Modelle an.
  • Sondern so: Sie können unter zehn verschiedenen Modellen wählen.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Versuchen Sie bei der Formulierung Ihrer Geschäftskorrespondenz, die Wörter „ich“ und „wir“ durch „Sie“ zu ersetzen, indem Sie die Sätze einfach aus einem anderen Blickwinkel betrachten. Sprechen Sie von Ihrem Korrespondenzpartner und nicht von sich, stellen Sie ihn in den Vordergrund Ihrer Geschäftskorrespondenz und nicht sich selbst. Das wird Ihnen nicht immer gelingen – das ist auch nicht immer nötig. Variieren Sie und wägen Sie ab, wann die Sie-Ansprache Ihren Brief verbessert.
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