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Vorschriftsmäßige Rechnung: Das A und O einer unangreifbaren Buchführung

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Von Astrid Engel,

Frage: Muss ich eine Rechnung akzeptieren, die nicht eindeutig als Rechnung gekennzeichnet ist? Ich habe gehört, dass ich Probleme mit dem Fiskus bekomme, wenn ich eine nicht vorschriftsmäßige Rechnung annehme.Antwort: Ihre Rechnungen können Sie formal so gestalten, wie es Ihnen gefällt.   Jedes Schreiben, mit dem Ihr Unternehmen eine Lieferung oder eine Leistung abrechnet, ist eine Rechnung. Dabei ist es egal, ob das Wort "Rechnung" auf dem Dokument steht oder nicht. Aber Sie haben Recht, der Fiskus verlangt eine ganze Reihe von Pflichtangaben auf Rechnungen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen nur vorschriftsmäßige Rechnungen erhält, denn nur eine vorschriftsmäßige Rechnung mit allen Pflichtangaben berechtigt Sie zum Vorsteuerabzug. Achten Sie also darauf, dass alle Ihre Eingangsrechnungen diese Pflichtangaben enthalten. Ansonsten streicht der Fiskus Ihnen als Rechnungsempfänger bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug.

Frage: Muss ich eine Rechnung akzeptieren, die nicht eindeutig als Rechnung gekennzeichnet ist? Ich habe gehört, dass ich Probleme mit dem Fiskus bekomme, wenn ich eine nicht vorschriftsmäßige Rechnung annehme.

Antwort: Ihre Rechnungen können Sie formal so gestalten, wie es Ihnen gefällt.   Jedes Schreiben, mit dem Ihr Unternehmen eine Lieferung oder eine Leistung abrechnet, ist eine Rechnung. Dabei ist es egal, ob das Wort "Rechnung" auf dem Dokument steht oder nicht.
Aber Sie haben Recht, der Fiskus verlangt eine ganze Reihe von Pflichtangaben auf Rechnungen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen nur vorschriftsmäßige Rechnungen erhält, denn nur eine vorschriftsmäßige Rechnung mit allen Pflichtangaben berechtigt Sie zum Vorsteuerabzug. Achten Sie also darauf, dass alle Ihre Eingangsrechnungen diese Pflichtangaben enthalten. Ansonsten streicht der Fiskus Ihnen als Rechnungsempfänger bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug.

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10 Pflichtangaben, die eine vorschriftsmäßige Rechnung enthalten muss


Welche Pflichtangaben notwendig sind, hängt vom Bruttobetrag Ihrer Rechnung ab. Eine vorschriftsmäßige Rechnung über 150 € (brutto, das heißt inklusive Umsatzsteuer) enthält folgende Angaben:
1. Ihr vollständiger Name und die vollständige Anschrift Ihres Unternehmens als Leistender
2. Wahlweise Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
3. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Kunden als Leistungsempfänger
4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. Menge und und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
8. Das Netto-Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
9. Der anzuwendende Umsatzsteuersatz  
10. Der Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Netto-Entgelt entfällt
Bei den so genannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 € reichen hingegen weniger und zum Teil andere Angaben aus.
Bitte beachten Sie: Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Also gehören auf eine vorschriftsmäßige Rechnung selbstverständlich auch alle Pflichtangaben für Geschäftsbriefe wie zum Beispiel Rechtsform, Sitz, Handelregisternummer etc.

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