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Wann Sie fehlende Rechnungen durch Eigenbelege ersetzen dürfen

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Von Astrid Engel,

Beleg verloren? Dann ärgern Sie sich nicht weiter! Die Ausgaben können Sie trotzdem von der Steuer absetzen, wenn Sie einen korrekten Eigenbeleg erstellen. Eigenbelege brauchen Sie außerdem für alle Geschäftsvorfälle, für die Sie keine Rechnung oder Quittung erhalten, z. B. Reisespesen.
Der Fiskus verlangt, dass Sie alle Geschäftsvorfälle durch Belege dokumentieren (§ 239 HGB, § 146 Abs. 5 AO). Belege sind die Nachweise dafür, was Sie wann zu welchen Kosten betrieblich angeschafft bzw. aufgewendet haben. Unterscheiden Sie:

  • Fremdbelege (Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine, Fahrkarten etc., die eine andere Person ausgestellt hat),
  • Eigenbelege (Bescheinigungen über Betriebsausgaben, die Sie sich selbst ausstellen).

In welchen Fällen das Finanzamt Eigenbelege anerkennt

Fremdbelege besitzen eine hohe Beweiskraft, weil ein anderer sie ausgestellt hat. An einem Betrug müssten also schon 2 Leute beteiligt sein. Zudem sind Querkontrollen möglich: Was der eine als Betriebsausgabe geltend macht, muss der andere als Einnahme buchen. Das funktioniert bei Eigenbelegen nicht.

Trotzdem akzeptiert das Finanzamt manchmal auch Eigenbelege:
Zum einen bekommen Sie nicht für jede geschäftliche Ausgabe einen Fremdbeleg (z. B. für Parkgebühren oder für betriebliche Fahrten mit dem privaten Pkw). Um solche Ausgaben abzusetzen, müssen Sie sich Eigenbelege ausstellen. Zum anderen kann es passieren, dass Sie einen Fremdbeleg verlieren. Es wäre ungerecht, allein deshalb auch den Abzug dieser Betriebsausgabe zu streichen. Ausnahmsweise dürfen Sie auch in solchen Fällen Eigenbelege als Ersatz für Fremdbelege fertigen.

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Die typischen Anwendungsfälle für Eigenbelege:

  • Sie haben für eine Ausgabe keinen Fremdbeleg bekommen.
  • Sie haben einen Fremdbeleg (z. B. eine Rechnung über einen größeren Betrag) verloren.
  • Sie brauchen den Nachweis, dass Bewirtungskosten geschäftlich veranlasst waren (Eigenbeleg als Zusatz zur Restaurantrechnung).
  • Sie brauchen den Nachweis über geschäftliche Fahrten mit dem Auto (Fahrtenbuch).
  • Sie müssen Reisekosten belegen (Reisekostenformular).


Aber Vorsicht: keine falschen Eigenbelege ausstellen

Wer Eigenbelege falsch ausstellt, muss sich bewusst sein, dass er eine Ordnungswidrigkeit begeht. Die kann mit bis zu 50.000 € geahndet werden (§ 378 Abgabenordnung).
Das dürfen Sie nicht:

  • Eigenbelege über nicht entstandene Kosten ausstellen (Beispiel: Beleg über eine Geschäftsreise, die nicht stattgefunden hat.,
  • einer Einzelaufstellung Aufwendungen hinzufügen, die überhaupt nicht entstanden sind (Beispiel: private Fahrten im Fahrtenbuch als geschäftliche aufführen).
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