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Weihnachtskarten: So bekommen Sie die Zahlen für Ihre Bestellung in diesem Jahr pünktlich

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So bekommen Sie die Zahlen für Ihre Bestellung in diesem Jahr pünktlich

 
Liebe Leserin, lieber Leser,

hängt Ihnen das leidige Thema rund um die Weihnachtskartenbestellung auch zum Hals raus? Es ist jedes Jahr der gleiche Tanz: Sie schicken eine E-Mail an alle Abteilungssekretariate, um den Bedarf an Weihnachtskarten für jede Abteilung abklären zu lassen – und dann warten Sie. Und warten. Und warten ... Dann ist die Frist rum, und Sie haben immer noch nicht alle Antworten. Und was ist die Folge? Sie greifen zum Hörer und versuchen auf diesem Weg, die fehlenden Zahlen zu erhalten. Oder/und Sie schicken eine zweite E-Mail.

 
 
 

Im aktuellen Sekretärinnen-Handbuch habe ich einige Tipps gefunden, die Ihnen die Weihnachtskartenbestellung in diesem Jahr erleichtern und Ihre Nerven schonen werden. Aber nicht nur beim Thema Weihnachtskarten sollten Sie sich in diesem Jahr bei Ihren Weihnachtsvorbereitungen helfen lassen. Klicken Sie hier und holen Sie sich das Fachwissen und die Erfahrung von den besten Sekretärinnen Deutschlands zur Unterstützung. Zusammen mit diesem Geschenk ...

 
 

Hier aber schon einmal ein kleiner Vorgeschmack und das Wichtigste zuerst: Setzen Sie einen Termin für die Abgabe der Weihnachtskartenbestellung, den Sie nicht mehr verhandeln oder verschieben. Am besten teilen Sie diesen Termin sofort per E-Mail mit.

Mein Tipp: Setzen Sie die Frist so, dass Ihnen zur Meldung an die Druckerei oder an den Lieferanten ein kleiner Puffer bleibt, aber verraten Sie das niemandem. Verraten Sie nur, welche Konsequenzen eine verspätete Abgabe der Informationen haben wird.

Also Finger weg von so schwammigen Formulierungen wie: „Bitte schicken Sie mir die Listen so schnell wie möglich zu.“ Mit einer solchen Formulierung erhalten Sie die Listen vermutlich im nächsten Frühling. „Bitte schicken Sie mir die Listen bis spätestens Freitag, den 29. Oktober, 12 Uhr.“

Und dann gilt: Erinnern Sie nicht mehr an den Abgabetermin! Viele Sekretärinnen telefonieren dann doch noch einmal hinterher oder schicken eine Erinnerungs-E-Mail. Wenn Sie Ihre lieben Kollegen „erziehen“ wollen, sollten Sie Ihre eigenen Worte nicht aufweichen. Sie werden schließlich auch von niemandem daran erinnert, dass Sie die Karten rechtzeitig bestellen.

Also: Behandeln Sie Ihre Kolleginnen, Mitarbeiter und die Geschäftsführung wie mündige Personen und verzichten Sie auf Erinnerungen. Nur so können Ihre Kollegen selbstständig werden.

Sollten Mitarbeiter Ihren Termin versäumen, dann sorgen Sie fürs nächste Jahr vor und teilen Sie den Kollegen mit, dass sie dieses Jahr ohne Weihnachtskarten auskommen müssen. Mit welchen freundlichen Formulierungen Ihnen das gelingt, lesen Sie hier ...

Was aber tun, wenn ein Kollege Ihren gesetzten Termin ignoriert und Sie ihn bei der Weihnachtskartenbestellung nicht außen vor lassen können, weil der Imageschaden fürs Unternehmen zu groß wäre? Wenn Sie so einen „Härtefall“ haben, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Schlagen Sie vor, im Namen Ihres Chefs ein Schreiben zu formulieren, in dem Sie den Mitarbeiter verwarnen. Bitten Sie Ihren Chef dann darum, den Brief von seinem E-Mail-Account zu verschicken. Damit verstärkt er den Druck, den Sie schon aufgebaut haben.

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

 

PS: Haben Sie schon Ihre DIN-5008-Schablone angefordert? Diese praktische Schablone legen Sie einfach über Ihre fertigen Briefe, und schon sehen Sie, ob Ihr Schreiben DIN-gerecht ist. – Schneller kann man peinliche Fehler gar nicht vermeiden! Also klicken Sie hier ...

 
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