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Welche Briefe müssen die gesetzlich geforderten Geschäftsbrief-Angaben enthalten?

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Von Astrid Engel,

Als Geschäftsbriefe gelten sämtliche Schreiben, die Sie an einen namentlich bestimmten Adressaten in Angelegenheiten Ihres Unternehmens richten - also der gesamte geschäftliche Schriftverkehr mit Partnern und Kunden wie

Als Geschäftsbriefe gelten sämtliche Schreiben, die Sie an einen namentlich bestimmten Adressaten in Angelegenheiten Ihres Unternehmens richten - also der gesamte geschäftliche Schriftverkehr mit Partnern und Kunden wie

  • Angebote,
  • Auftrags- und Anfragebestätigungen,
  • Rechnungen und Mahnungen,
  • Quittungen, sofern diese die erste geschäftliche Mitteilung sind,
  • Empfangsbestätigungen,
  • Geschäftsrundschreiben.

Das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)" legt fest, welche Geschäftsbrief-Angaben in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz enthalten sein müssen. Ob Sie den Geschäftsbrief dann per Post, Fax oder E-Mail verschicken, ist dabei unwichtig.

Wann Sie auf die vorgeschriebenen Geschäftsbrief-Angaben verzichten dürfen

Wenn es sich um Mitteilungen oder Berichte handelt, die Sie im Rahmen
einer bestehenden Geschäftsbeziehung verschicken und für die Sie üblicherweise Vordrucke wie Quittungen und Lieferscheine (ausgenommen Bestellscheine) verwenden, dürfen die Geschäftsbrief-Angaben fehlen. Sie dürfen anstelle eines Geschäftsbriefbogens neutrale Vordrucke oder Formulare verwenden. Vorausgesetzt, es besteht schon eine Geschäftsbeziehung zu dem Empfänger eines solchen Schriftstücks und für die Mitteilung, die Sie machen wollen, wird üblicherweise ein solches Formular verwendet. Er muss also schon mindestens einen ordentlichen Geschäftsbrief von Ihnen erhalten haben. Beim Erstkontakt dürfen Sie zum Beispiel auch für Quittungen keinen neutralen Vordruck nutzen.
Achtung: Bei E-Mails müssen Sie immer die Pflichtangaben machen, weil
diese niemals "Vordruck" oder "Formular" im Sinne des Gesetzes sind.

Diese Briefe müssen keine Geschäftsbrief-Angaben enthalten:

  • Interne Schriftstücke, zum Beispiel zwischen einzelnen Abteilungen oder Filialen, weil es hier an dem Merkmal "nach außen gerichtet" fehlt;
  • Quittungen, Abholbenachrichtigungen und ähnliches, aber nur wenn dafür ein Vordruck/Formular verwendet wird, die Verwendung eines solchen Vordrucks/Formulars für die Mitteilung, die Sie machen möchten, üblich ist und die Mitteilung nicht die erste ist, die Sie an Ihren Partner richten, sondern sie im Rahmen einer bereits bestehenden Geschäftsbeziehung erfolgt;
  • Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, zum Beispiel Werbebriefe, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Da diese Schreiben keine Geschäftsbriefe sind, brauchen Sie dafür auch nicht den Firmenbogen zu verwenden.

Fazit: Alles, was - egal in welcher Form auch immer - an einen bestimmten
Empfängerkreis geht, muss die gesetzlich geforderten Geschäftsbrief-Angaben enthalten.

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