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Welchen Eindruck macht Ihre Abwesenheits-E-Mail?

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Urheber: Rawpixel.com | Fotolia

Von Astrid Engel,

Vielleicht gönnen Sie sich ja in den nächsten Wochen auch ein wenig Urlaub. Dann werden Sie sicher den Abwesenheits-Assistenten von Outlook einrichten, um alle Sender von E-Mails darüber zu informieren, dass Ihre Antwort erst kommt, wenn Sie wieder aus dem Urlaub zurück sind.

Mir fällt gerade bei solchen Abwesenheitsmeldungen häufig auf, wie unpersönlich, ja fast unfreundlich sie formuliert sind. Sicher, es geht nur um nackte Informationen. Trotzdem macht ein freundlicher und verbindlicher Text gleich einen besseren Eindruck auf Ihre Kunden, Geschäftspartner und Interessenten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Abwesenheits-E-Mail sachlich richtig und verbindlich zu formulieren

Formulieren Sie eine professionelle Abwesenheitsmeldung für den E-Mail-Eingang

Folgende Informationen sollte Ihre Abwesenheit-E-Mail unbedingt enthalten:

  1. Anrede und Grußformel
  2. Zeitpunkt Ihrer Rückkehr
  3. alternativer Ansprech- oder Korrespondenzpartner für dringende und wichtige Fälle (oder der Verweis auf Ihre Mitarbeiter, wenn Sie welche haben)
  4. vollständige E-Mail-Signatur mit Ihrem Namen und ggf. Ihrer Funktion
  5. ggf. der Hinweis, dass die Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Tipp: Wenn Sie einen längeren Urlaub vor sich haben, dann schaffen Sie sich sicherheitshalber einen Tag Pufferzeit nach Ihrer Rückkehr, in dem Sie die Angabe zur Ihrer Abwesenheit um einen Tag verlängern (im Beispiel unten also von 16. bis 25. August). Diesen Freiraum können Sie nach dem Urlaub sicher dringend gebrauchen.

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Beispiel für eine freundliche Abwesenheits-E-Mail

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider kann ich Ihre E-Mail nicht sofort beantworten, weil ich vom 16. bis 24. August nicht im Büro bin. Ich werde mich aber so schnell wie möglich um Ihre Angelegenheit kümmern, wenn ich wieder zurück bin.

In besonders dringenden Fällen senden Sie Ihre Nachricht bitte an meine Geschäftspartnerin Rita Erler, die mich während meiner Abwesenheit vertritt. Das sind ihre Kontaktdaten: rita-erler@gwb.de, Telefon 01234 5647-123.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Nachricht nicht automatisch an Frau Erler weitergeleitet wird.

Freundliche Grüße
(E-Mail-Signatur)

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