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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Wie bewege ich Inkasso-Kandidaten zur nächsten Bestellung gegen Vorkasse?

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Von Astrid Engel,

Frage: Ich habe zwei Kunden per Inkasso-Verfahren dazu bringen müssen, fällige Rechnungen endlich zu zahlen. Ich will sie als gute Kunden nicht verlieren, sie aber nur gegen Vorkasse weiter beliefern. Wie formuliere ich das freundlich und höflich, aber mit Nachdruck? Und was muss ich bei der Rechnung beachten, wenn ich gegen Vorkasse liefere?

Frage: Ich habe zwei Kunden per Inkasso-Verfahren dazu bringen müssen, fällige Rechnungen endlich zu zahlen. Ich will sie als gute Kunden nicht verlieren, sie aber nur gegen Vorkasse weiter beliefern. Wie formuliere ich das freundlich und höflich, aber mit Nachdruck? Und was muss ich bei der Rechnung beachten, wenn ich gegen Vorkasse liefere?

Antwort: Am besten entschuldigen Sie sich gar nicht lange für das Vorgehen (Inkasso), sondern sagen gleich frei heraus, was Sie wollen (Lieferung ja, aber nur gegen Vorkasse). Formulieren Sie Ihren Brief höflich und sachlich.


Musterformulierung: Lieferung gegen Vorkasse

Gern habe ich das nicht gemacht - die fälligen Zahlungen mit einem Inkasso-Unternehmen anzumahnen. Um zukünftig solche Situationen zu vermeiden, mache ich Ihnen folgenden Vorschlag: Die nächste Lieferung bekommen Sie wie gewohnt prompt und zuverlässig - gegen Vorkasse. Sobald das Geld auf meinem Konto ist, schicke ich Ihnen die Ware zu. Eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten Sie selbstverständlich vorher. Womit kann ich Ihnen demnächst dienen? Ich freue mich, Sie weiterhin zu beliefern.

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Rechnung bei Lieferung gegen Vorkasse

Auch wenn Sie gegen Vorkasse liefern, stellen Sie eine ganz normale Rechnung aus. Sie geben also an:

  1. Ihren Name und die Anschrift Ihres Unternehmens,
  2. Ihre Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. den Namen und die Anschrift des Kunden,
  4. das Ausstellungsdatum der Rechnung,
  5. die Rechnungsnummer,
  6. den Zeitpunkt Ihrer Lieferung,
  7. die Menge und Art der Lieferung,
  8. das Netto-Entgelt für die Lieferung, ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt,
  9. den auf das Netto-Entgelt entfallenden Umsatzsteuersatz (7 oder 19 %) und
  10. den auf das Netto-Entgelt entfallenden Umsatzsteuer-Betrag.

Es gibt auch die Möglichkeit, dass der Kunde Ihnen erst das Geld überweist, und Sie ihm die Rechnung dann mit der Ware schicken. Es ist üblich, aber keine Pflicht, dass Sie in der Rechnung auch den Zahlungstermin angeben. Statt "Der Rechnungsbetrag ist zahlbar bis zum ..." können Sie dann schreiben: "Der Rechnungsbetrag ist auf unserem Konto eingegangen - vielen Dank!"

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