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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Wie Sie eine verlorene Rechnung durch einen Eigenbeleg ersetzen

 

Von Astrid Engel,

Das kann in der Alltagshektik schon einmal passieren: Sie haben auf die Schnelle eine neue USB-Festplatte für Ihren PC besorgt und erst viel später festgestellt, dass Sie die Original-Rechnung verloren haben. In diesem Fall können Sie durch einen Eigenbeleg glaubhaft machen, dass die Kosten tatsächlich entstanden sind.

Das kann in der Alltagshektik schon einmal passieren: Sie haben auf die Schnelle eine neue USB-Festplatte für Ihren PC besorgt und erst viel später festgestellt, dass Sie die Original-Rechnung verloren haben. In diesem Fall können Sie durch einen Eigenbeleg glaubhaft machen, dass die Kosten tatsächlich entstanden sind.

Zum Glück hat das eherne Buchführungsprinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ mit dem Eigenbeleg eine ganz legale Hintertür. Wenn im Büro-Durcheinander oder auf Geschäftsreise wirklich einmal eine Original-Rechnung  verloren geht, dann müssen Sie den Kaufpreis nicht aus eigener Tasche zahlen. Das gilt auch dann, wenn es überhaupt keine Original-Rechnung gegeben hat, wie das zum Beispiel bei manchen Automaten der Fall ist.

Wann Sie einen Eigenbeleg ausstellen dürfen

Die Voraussetzungen, dass ein Eigenbeleg anerkannt wird, sind:

  • Die Ausgabe muss „überwiegend wahrscheinlich“ sein und
  • die Höhe der Kosten muss plausibel sein.

Wahrscheinlich ist die Ausgabe zum Beispiel, wenn ein Kontoauszug mit der entsprechenden Zahlung vorhanden ist oder wenn es sich um eine wiederkehrende Ausgabe handelt, etwa Telefonkosten. Um die Höhe der Kosten zu belegen, greifen Sie zum Beispiel auf Preislisten, Kataloge oder Prospekte zurück.

Welche Form der Eigenbeleg haben muss

Offizielle Formvorschriften für den Eigenbeleg gibt es nicht, Sie dürfen ihn durchaus handschriftlich erstellen.
Der Eigenbeleg selbst muss folgende Angaben enthalten:

  • Anschrift und Rechtsform des Zahlungsempfängers
  • Art der Aufwendung (genaue Bezeichnung)
  • Datum der Aufwendung (im Zweifelsfall schätzen)
  • Brutto-Preis (zum Beispiel durch Händler-Preisliste im Anhang belegen)
  • Anmerkung, dass keine Vorsteuer aus diesem Eigenbeleg gezogen wurde
  • Grund für den Eigenbeleg


Darunter setzen Sie Ihre Unterschrift. Damit bestätigen Sie die sachliche Richtigkeit und machen den Zettel zum offiziellen Geschäftsdokument. Sofern eine solche Notlösung die Ausnahme bleibt, wird sie bei Betriebsprüfungen üblicherweise anstandslos akzeptiert.

Wichtig: Auf die Erstattung der Vorsteuer müssen Sie verzichten, wenn Sie einen Eigenbeleg buchen. Dafür dürfen Sie aber ausnahmsweise den kompletten Brutto- Betrag von der Steuer absetzen.

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