Geschäftskorrespondenz: 5 Pflichtangaben für Briefe, Faxe und E-Mails

Zuwiderhandlungen können als Ordnungswidrigkeit mit mehreren Tausend Euro geahndet werden. Daher erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag, welche Angaben Ihr Briefpapier unbedingt aufweisen sollte.

Warum Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen?

Der Empfänger Ihres Schreibens muss Ihr Unternehmen einwandfrei identifizieren können. Außerdem geben Sie ihm über Ihr Geschäftsbriefpapier die Möglichkeit, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Wie detailliert Sie ihn informieren müssen, hängt auch von Ihrer Unternehmensform ab.

Entbunden sind Sie von dieser Pflicht, wenn Sie schon mal mit dem gleichen Empfänger korrespondiert haben. Nur: Wollen Sie Ihrem Kunden oder Geschäftspartner wirklich einen Brief schicken, der nicht alle Angaben zu Ihrem Unternehmen enthält? Genau! Schließlich kann es ja sein, dass Ihr Kunde oder Partner den Brief weiterreicht. Der Kollege wiederum hätte dann keine Möglichkeit, mit Ihnen direkt Kontakt aufzunehmen, sondern müsste sich umständlich informieren.

Die 5 Must-haves auf Ihrem Geschäftsbriefbogen

1. Name Ihres Unternehmens

So kann der Empfänger das Schreiben direkt zuordnen und Sie identifizieren. Wenn Sie Freiberufler sind, ergänzen Sie neben Ihrem Namen auch Ihre Geschäftsbezeichnung. Das kann die Nennung der Branche sein („Videothek“) oder die Berufsbezeichnung („Rechtsanwalt“).

Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, benennen Sie die Rechtsform. Aufführen müssen(!) Sie in diesem Fall die Namen der Gesellschafter.

Bei Partnergesellschaften muss mindestens ein Name genannt sein sowie die Berufsbezeichnung, beispielsweise „Müller und Partner, Rechtsanwälte“.

Auch ersichtlich sein muss es, wenn Ihre Firma ins Handelsregister eingetragen ist. In diesem Fall muss Ihr Briefpapier die Rechtsform sowie Ihren Namen führen, und zwar genau in der Form, in der er ins Handelsregister eingetragen ist, z. B.: „Modellbau Michael Müller KG“.

2. Anschrift des Unternehmens

Ihr Briefpapier muss eine Anschrift enthalten, unter der Sie persönlich erreichbar sind, das heißt: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Ein Postfach reicht nicht!

Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts muss es der Sitz der Gesellschaft sein beziehungsweise der Ort, an dem die Gesellschaft angemeldet ist. Wenn Ihr Unternehmen in ein Register eingetragen ist, muss diese Adresse auf dem Briefbogen stehen.

3. Kontaktmöglichkeiten

Zwar ist es keine Vorschrift, Angaben zu den Möglichkeiten der Kontaktaufnahme zu machen. Allerdings wäre es ja ganz und gar nicht in Ihrem Sinne, hierauf zu verzichten. Gut ist es, wenn Sie wenigstens die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse angeben. Wenn es möglich ist, ergänzen Sie auch die Faxnummer.

Sollen die Adressaten Sie immer erreichen können, empfiehlt sich auch die Angabe der Handynummer. Schließlich ist es in Ihrem Interesse, dass der Kunde Sie erreicht.

4. Registereintrag

Ist Ihr Unternehmen in ein Register eingetragen, gehören diese Angaben zwingend auf den Geschäftsbrief, das heißt: Name des Registers, Gerichtsstand des Registers und Registernummer, z. B.: „Amtsgericht Musterstadt, HRA 12345“.

5. Vertretung bei AG und GmbH

Bei GmbH und AG müssen Sie noch die Namen der vertretungsberechtigten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden, Vorstandsvorsitzenden und dessen Vertreter nennen, beispielsweise „Geschäftsführer Michael Müller, Aufsichtsratsvorsitzende Ina Maier“.

Achtung: Natürlich ist es einfach, auf alle Briefbögen auch gleich die Bankverbindung zu drucken. Überlegen Sie aber, ob Sie das möchten, denn schließlich bringen Sie so möglicherweise sensible Daten in Umlauf.

Daten für Ihre geschäftliche Faxvorlage

Fertigen Sie sich eine digitale Faxvorlage. Hilfreich sind die Vorlagen, die Word hierfür bietet. Übernehmen Sie die zentralen Angaben von Ihrem Briefpapier. Sollte Ihr Logo viele schwarze oder dunkle Flächen haben, können Sie beim Faxbogen darauf verzichten, denn die dunkle Vorlage „frisst“ beim Empfänger viel Tinte oder Toner und ist daher denkbar unbeliebt.

Vielleicht können Sie Ihr Firmenlogo stattdessen invers drucken. Oder Sie setzen den Firmennamen in Ihre Hausanschrift in den Briefkopf.

Daten in Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur

Übertragen Sie die Angaben vom Briefpapier in die E-Mail-Signatur. So brauchen Sie nicht immer wieder zu prüfen, ob alle Angaben vollständig und korrekt sind, sondern einfach nur die Signatur automatisch oder per Hand einfügen.

Verzichten Sie in der E-Mail-Signatur auf das Logo, da es die Datei unnötig vergrößert und womöglich beim Empfänger nicht richtig angezeigt wird. An dieser Stelle muss der (vollständige) Name Ihres Unternehmens genügen.

Verzichten Sie auch auf den Anhang von Visitenkarten. Die werden wegen des Risikos von Viren von vielen Empfängern nicht geöffnet.

Fazit: Führen Sie auf Ihrem Geschäftspapier alle wichtigen Angaben zu Ihrem Unternehmen auf: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Faxnummer, URL und – bei Rechnungen – auch die Kontodaten und die Umsatzsteuerangaben.

Wo sie platziert werden, ist Ihnen überlassen. Prüfen Sie genau, ob auch wirklich alles gut zu lesen ist: die Schrift groß genug und der Kontrast ausreichend. Achten Sie vor allem dann auf korrekte Angaben, wenn Ihr Unternehmen noch neu am Markt ist.