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8 E-Mail-Regeln: Der erste Eindruck zählt

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Von Astrid Engel,

Die E-Mail ist zu einem unentbehrlichen Kommunikationsmedium geworden. Wie bei der Korrespondenz per Brief sollten Sie aber unbedingt bestimmte Formen einhalten. Denn auch bei E-Mails fallen Nachlässigkeiten negativ auf - vor allem in geschäftlichen Schreiben. Es entsteht dann schnell der Eindruck: "Wenn der nicht mal seine E-Mails richtig schreibt, ist er auch sonst unzuverlässig". Achten Sie deshalb vor allem auf folgende E-Mail-Regeln:

Die E-Mail ist zu einem unentbehrlichen Kommunikationsmedium geworden. Wie bei der Korrespondenz per Brief sollten Sie aber unbedingt bestimmte Formen einhalten. Denn auch bei E-Mails fallen Nachlässigkeiten negativ auf - vor allem in geschäftlichen Schreiben. Es entsteht dann schnell der Eindruck: "Wenn der nicht mal seine E-Mails richtig schreibt, ist er auch sonst unzuverlässig". Achten Sie deshalb vor allem auf folgende E-Mail-Regeln:

E-Mail-Regel Nr. 1: Versand an die richtigen Empfänger

Überlegen Sie, wem Sie eine E-Mail schicken wollen. Wählen Sie möglichst kleine Verteiler, und erstellen Sie nicht für alle möglichen Kunden, die ein entferntes (oder gar kein) Interesse an der Sache haben, eine Kopie.

E-Mail-Regel Nr. 2: Thema im Betreff nennen

Wählen Sie immer eine eindeutige Betreffzeile. So kann der Empfänger Wichtiges sofort erkennen. E-Mails ohne Betreff werden häufig nicht geöffnet oder sogar gelöscht.

E-Mail-Regel Nr. 3: Fassen Sie sich kurz

Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger Ihrer E-Mail wenig Zeit hat. Fassen Sie sich daher kurz. Schreiben Sie klar und verständlich. Verwenden Sie kurze Sätze. Verzichten Sie auf die Wiederholung ohnehin bekannter Sachverhalte.

E-Mail-Regel Nr. 4: Achten Sie auf Lesbarkeit

Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart- und –größe, z. B. Arial 10 oder 11. Und: Gestalten Sie den Hintergrund nicht mit aufwändigen Grafiken. Die "verschlucken" die davorliegende Schrift.
Lesbarkeit heißt auch: Schreiben Sie Grußformeln aus. Abkürzungen sind nicht jedem Empfänger bekannt. Statt "MfG" sollten Sie also "Mit freundlichen Grüßen" schreiben. Das zeigt auch, dass Sie sich für den E-Mail- Empfänger Zeit nehmen.

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E-Mail-Regel Nr. 5: Korrekte Rechtschreibung

Schreib-, Grammatik- und sonstige Fehler fallen in E-Mails genauso auf wie in Briefen. Verwenden Sie das Rechtschreibprogramm. Lassen Sie wichtige E-Mails von jemand anders Korrektur lesen.

E-Mail-Regel Nr. 6: Nennen Sie Kontaktdaten

Verwenden Sie vor allem beim ersten Kontakt eine vollständige Signatur, die alle relevanten Daten enthält, neben Mail-Adresse auch Telefon- und Faxnummer sowie Ihre Anschrift. So kann der Empfänger sich einfach bei Ihnen zurückmelden.

E-Mail-Regel Nr. 7: Mit Anhängen sparsam sein

E-Mails mit Anhängen sind potenzielle Virenträger. Versenden Sie deshalb nur Anhänge, die der Empfänger wirklich benötigt. Nutzen Sie möglichst PDFs. Die sind relativ sicher vor Viren.

E-Mail-Regel Nr. 8: Antworten Sie schnell

E-Mail ist ein schnelles Kommunikationsmedium. Wer eine E-Mail verschickt, erwartet schnell Antwort. Antworten Sie möglichst innerhalb von 24 Stunden. Sind Sie nicht erreichbar, aktivieren Sie eine Abwesenheitsnotiz. Informieren Sie, ab wann Sie wieder zu erreichen sind bzw. an wen sich der Absender einer E-Mail inzwischen wenden kann.
Fazit: Ihre E-Mails repräsentieren immer auch Ihre Person! Wenn Sie die genannten Regeln beherzigen, und ansonsten den gesunden Menschenverstand benutzen, hinterlassen Sie mit Ihrer nächsten E-Mail mit Sicherheit einen guten Eindruck!

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