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Auf welche Angaben Sie achten müssen, wenn Sie elektronische Rechnungen empfangen

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Von Astrid Engel,

Wollen Sie akzeptieren, dass Ihre Geschäftspartner Ihnen elektronische Rechnungen schicken? Das ist sinnvoll, wenn Sie ansonsten eine Gebühr für den Rechnungsversand zahlen müssten, die sich z. B. mancher Telekommunikationsanbieter in seinen AGB vorbehält.
Sind Sie einverstanden, dass Ihr Unternehmen elektronische Rechnungen empfängt, bzw. widersprechen Sie nicht, müssen Sie selbst nicht ebenfalls elektronische Rechnungen versenden. Sie allein entscheiden, von welchem Geschäftspartner Sie elektronische Rechnungen akzeptieren (BMF, 29.1.2004, Az: IV B 7 - S 7280 - 19/04, Tz 2.1) ? und von welchem nicht.
Beachten sie: Unabhängig davon, ob eine digitale Signatur nötig ist, müssen auch elektronische Rechnungen an einen Unternehmer alle nach § 14 UStG bzw. bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV notwendigen Angaben enthalten! Das gilt auch, wenn der ausstellende oder empfangende Unternehmer gar nicht umsatzsteuerpflichtig ist.

Diese 10 Pflichtangaben gehören auch auf elektronische Rechnungen über mehr als 150 € brutto


1. Vollständiger Name + Anschrift des Leistenden
Der leistende Unternehmer muss eindeutig zu identifizieren sein. Eine Angabe wie "Schmidt, Köln" reicht nicht. Richtig wäre: "Peter Schmidt, Bonner Straße 100, 12345 Musterstadt".
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
3. Ihr vollständiger Name + Anschrift als Leistungsempfänger
Auch Sie als Leistungsempfänger müssen eindeutig zu identifizieren sein.
4. Ausstellungsdatum
5. Rechnungsnummer
Auch für elektronische Rechnungen gilt: Jede Rechnung muss einmalig sein. Achten Sie darauf, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer hat.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Das Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung darf nicht fehlen. Erstreckte sich die Leistung über einen längeren Zeitraum, genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
7. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
8. (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, ggf. abzüglich vereinbarter Preisminderungen

9. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuersatz
(seit 2007: 7% oder 19 %) bzw. Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung
10. auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuer-Betrag

Kleinbetragsrechnungen prüfen: Auch elektronische Rechnungen müssen diese 5 Angaben enthalten


1. Vollständiger Name + Anschrift des Leistenden (z. B. Gaststätte)
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. Brutto-Entgelt (= Netto-Entgelt + Umsatzsteuerbetrag in einer Summe)
5. Im Brutto-Entgelt enthaltener Umsatzsteuersatz (seit 2007: 7 % oder 19 %) bzw. Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung

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