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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Auftrag bestätigen: Klipp und klar statt floskelhaft

 

Von Astrid Engel,

"Machen wir gern, Herr Scholze. Ist überhaupt kein Problem!" - So klang die mündliche Zusage, die ein Kleinunternehmer seinem Kunden am Telefon gab. 2 Tage später kam die Auftragsbestätigung mit der Post. Das, was am Telefon so einfach geklungen hatte, wirkte auf einmal umständlich, bürokratisch und kompliziert.

Falsch! So abschreckend sollten Sie niemals einen Auftrag bestätigen:

"Sehr geehrter Herr Scholze, wie am 15.10.2008 bereits telefonisch abgeklärt, sind wir übereingekommen, dass unser Betrieb sich umgehend mit Ihrem Anliegen befasst, eine stabile und verlässliche WLAN-Verbindung in Ihrem häuslichen Büro zu installieren.
Es gelten die Preise, die Sie den AGB auf der Rückseite entnehmen können. Ein Mitarbeiter wird Sie noch diese Woche aufsuchen, um die Arbeiten vereinbarungsgemäß auszuführen.
Wir bedanken uns für die Erteilung des Auftrags. Mit freundlichen Grüßen Bernd Brammer"
Wenn sie auf diese Weise einen Auftrag bestätigen, kann Ihr Kunde nur mit Befremden reagieren. Hat er den richtigen Dienstleister ausgewählt? Der stilistische Bruch zwischen der einfachen telefonischen Absprache und der umständlichen schriftlichen Art, wie Sie den Auftrag bestätigen, erzeugt Zweifel und ein schlechtes Gefühl.
Solche Brüche gilt es unbedingt zu vermeiden! Schreiben Sie einfach, was am Telefon besprochen wurde, wenn Sie den Auftrag bestätigen. Verwenden Sie am besten die ähnlichen, verständlichen Worte.

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Richtig! Das passt, wenn Sie einen Auftrag bestätigen:

Sehr geehrter Herr Scholze, danke für Ihren telefonischen Auftrag. Gern schließen wir Ihren Rechner drahtlos ans Internet an! Wie besprochen, komme ich am Dienstag um 10 Uhr zu Ihnen und kümmere mich darum. Dafür fallen nur 40 Euro/Arbeitsstunde an - die Anfahrt ist für Sie kostenfrei! Wenn Sie den Termin noch ändern möchten, rufen Sie mich einfach an! Freundliche Grüße, Bernd Brammer
Hinweis: Warum gibt es immer wieder so krasse Brüche zwischen mündlicher und schriftlicher Kommunikation? Häufig wird wohl immer noch angenommen, im Geschäftsleben gehöre ein "offizieller" oder "amtlicher Ton dazu. Es gibt aber keine Vorschrift die besagt, dass nur besonders steif formulierte Mitteilungen "rechtsgültig" wären. Inzwischen haben sogar viele Behörden umgedacht und verbannen das umständliche Amtsdeutsch aus ihrer Korrespondenz.

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