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Checkliste: Rechnungstexte wirkungsvoll formulieren

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Von Astrid Engel,

Rechnungstexte werden von Ihren Kunden besonders aufmerksam gelesen. Sie sollten sie auch besonders sorgfältig formulieren. Das fördert eine gute Kundenbeziehung und den schnellen Zahlungseingang!

Rechnungstexte werden von Ihren Kunden besonders aufmerksam gelesen. Sie sollten sie auch besonders sorgfältig formulieren. Das fördert eine gute Kundenbeziehung und den schnellen Zahlungseingang!

1. Vermeiden Sie in Ihren Rechnungstexten unverständliches Behördendeutsch

Streichen Sie aus Ihrem Rechnungstext Passagen wie: "Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu fakturieren."

2. Formulieren Sie Ihren Rechnungstext als Dank für den Auftrag

Steigen Sie mit einem Dank in den Rechnungstext ein - es ist ja nicht selbstverständlich, dass der Kunde Sie beauftragt hat: "Vielen Dank für Ihren Auftrag, ich war gern für Sie tätig."

3. Leiten Sie Ihre Leistungsaufstellung kurz und sachlich ein:

"Wie vereinbart berechne ich Ihnen folgende Leistungen: ..."

4. Listen Sie Ihre Leistungen verständlich und vollständig auf.

Wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt, muss gut nachvollziehbar sein.

5. Achten Sie darauf, dass Ihr Rechnungstext alle Pflichtangaben enthält

Ihr Rechnungstext muss diese umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten:

  • Ihren Namen und Ihre Anschrift als Leistenden
  • Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Namen und Anschrift des Kunden als Leistungsempfänger
  • Das Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Die genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
  • Das Netto-Entgelt
  • Den Umsatzsteuersatz
  • Den Umsatzsteuer-Betrag

Ausnahme: Bei so genannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 € reichen weniger und zum Teil andere Angaben im Rechnungstext aus.

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6. Formulieren Sie in Ihrem Rechnungstext eine freundliche, aber unmissverständliche Zahlungsaufforderung

Setzen Sie dabei einen Termin, damit der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug gerät, falls er nicht pünktlich zahlt: "Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Abzüge bis zum 12.09.2008 auf das Konto ... Bei Zahlung bis zum 3.09.2008 können Sie 3 % Skonto vom Rechnungsbetrag abziehen."

7. Beenden Sie Ihren Rechnungstext freundlich

Statt den Brief mit der Zahlungsaufforderung zu schließen, formulieren Sie Ihren Rechnungstext lieber so: "Ich wünsche Ihnen noch viel Freude mit Ihrem neuen Wintergarten!"

8. Erinnern Sie im Rechnungstext an die Aufbewahrungspflicht

Vergessen Sie als Bauhandwerker bei Leistungen an Grundstücken und Gebäuden nicht, Ihre Privatkunden im Rechnungstext an die Aufbewahrungspflicht zu erinnern - dazu sind Sie nämlich verpflichtet: "Bitte denken Sie an die gesetzliche Vorschrift, die Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf dieses Jahres."

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