Rechnungstexte werden von Ihren Kunden besonders aufmerksam gelesen. Sie sollten sie auch besonders sorgfältig formulieren. Das fördert eine gute Kundenbeziehung und den schnellen Zahlungseingang!
1. Vermeiden Sie in Ihren Rechnungstexten unverständliches Behördendeutsch
Streichen Sie aus Ihrem Rechnungstext Passagen wie: "Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu fakturieren."
2. Formulieren Sie Ihren Rechnungstext als Dank für den Auftrag
Steigen Sie mit einem Dank in den Rechnungstext ein - es ist ja nicht selbstverständlich, dass der Kunde Sie beauftragt hat: "Vielen Dank für Ihren Auftrag, ich war gern für Sie tätig."
3. Leiten Sie Ihre Leistungsaufstellung kurz und sachlich ein:
"Wie vereinbart berechne ich Ihnen folgende Leistungen: ..."
4. Listen Sie Ihre Leistungen verständlich und vollständig auf.
Wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt, muss gut nachvollziehbar sein.
5. Achten Sie darauf, dass Ihr Rechnungstext alle Pflichtangaben enthält
Ihr Rechnungstext muss diese umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten:
- Ihren Namen und Ihre Anschrift als Leistenden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Namen und Anschrift des Kunden als Leistungsempfänger
- Das Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Die genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Das Netto-Entgelt
- Den Umsatzsteuersatz
- Den Umsatzsteuer-Betrag
Ausnahme: Bei so genannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 € reichen weniger und zum Teil andere Angaben im Rechnungstext aus.
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6. Formulieren Sie in Ihrem Rechnungstext eine freundliche, aber unmissverständliche Zahlungsaufforderung
Setzen Sie dabei einen Termin, damit der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug gerät, falls er nicht pünktlich zahlt: "Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Abzüge bis zum 12.09.2008 auf das Konto ... Bei Zahlung bis zum 3.09.2008 können Sie 3 % Skonto vom Rechnungsbetrag abziehen."
