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Das sind die wichtigsten Abkürzungsregeln für Ihre professionelle Korrespondenz

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Ein Text, der viele Abkürzungen enthält, stört den Lesefluss. Diese Erfahrung haben Sie sicher auch schon gemacht, vor allem wenn Sie einen längeren Text lesen mussten. Übertragen Sie diese Erfahrung auf Ihre eigene Korrespondenz und achten Sie deshalb darauf, Abkürzungen möglichst selten zu verwenden.
Bedenken Sie: Jedes Mal, wenn die Augen des Lesers auf Abkürzungen, wie ff., allg. oder i. A. treffen, muss das Gehirn Zusatzarbeit leisten, weil es die Abkürzung sozusagen in die Langform übersetzen muss. Das heißt: Auch wenn Sie – trotz Abkürzungen – einen angenehm zu lesenden Fließtext verfasst haben, gerät Ihr Korrespondenzpartner beim Lesen ins Stocken, wenn Sie zu viele und vor allem nicht gängige Abkürzungen eingefügt haben. Schlimmstenfalls kommt es sogar zu Missverständnissen.
Deshalb: Beachten Sie diese 6 wichtigsten Office Korrespondenz aktuell-Abkürzungs-Regeln bei Ihrer täglichen Korrespondenz:

  1. Verwenden Sie so wenige Abkürzungen wie möglich in Ihren Texten. Verzichten Sie in erster Linie auf unnötige Abkürzungen von Kurzworten wie und oder vom.
  2. Schließen Sie die meisten Abkürzungen mit einem Punkt ab. Fast alle allgemein bekannten Abkürzungen werden mit einem Punkt beendet. Ausnahmen bilden Abkürzungen für feststehende Begriffe und die abgekürzten Rechtsformen von Unternehmen.
  3. Fügen Sie einen Leerschritt ein, wenn eine Abkürzung aus mehreren abgekürzten Worten besteht. Beispiele finden Sie hier ...
  4. Beenden Sie Abkürzungen von Maß-, Gewichts- und Währungseinheiten in der Regel nicht mit einem Punkt. Allerdings gibt es auch hier Ausnahmen. Office Korrespondenz aktuell verrät Ihnen welche.
  5. Schreiben Sie vor allem dann keine Abkürzungen, wenn diese unhöflich wirken könnten. Abkürzungen in der Anrede oder in der Grußformel wirken wenig wertschätzend für den Empfänger, weil sie den Eindruck erwecken, Sie hätten sich nicht genügend Zeit für die betreffende Person genommen.
  6. Wenn Sie einen Satz mit einer Abkürzung beenden, dann ist der Abkürzungspunkt zugleich der Schlusspunkt.

Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp: Schlagen Sie gebräuchliche
Abkürzungen im Wörterbuch nach. Vorsicht: Vermeiden Sie grundsätzlich erfundene firmeninterne Abkürzungen in externer Korrespondenz.
Sie sehen: Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell. Testen Sie das neue 20-Minuten-Korrespondenztraining und Sie erhalten die nächste Ausgabe kostenlos!

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