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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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E-Mail-Knigge : Geschäftliche E-Mails seriös und professionell formulieren

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Von Astrid Engel,

Wundern Sie sich auch manchmal, wie einige Leute im Büroalltag per E-Mail kommunizieren? Da werden fremde Menschen einfach geduzt, oder die Mitteilung enthält Abkürzungen, die ein Uneingeweihter beim besten Willen nicht entschlüsseln kann. So machen Sie es besser:

Wundern Sie sich auch manchmal, wie einige Leute im Büroalltag per E-Mail kommunizieren? Da werden fremde Menschen einfach geduzt, oder die Mitteilung enthält Abkürzungen, die ein Uneingeweihter beim besten Willen nicht entschlüsseln kann. So machen Sie es besser:

 

Schreiben Sie geschäftliche E-Mails kurz und bündig!

E-Mails sind keine ausführlichen Briefe. Formulieren Sie geschäftliche E-Mails als kurze, übersichtliche und prägnante Mitteilungen. Wenn Sie eine Nachricht mal etwas länger gestalten müssen, dann machen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz. Vermeiden Sie unbedingt so lange Texte, dass der Empfänger scrollen muss, um den Schluss der Nachricht zu lesen.

Rechtschreibung und Grammatik: Schreiben Sie geschäftliche E-Mails nach den aktuellen Regeln!

Auch in E-Mails müssen Sie sich an die Regeln der deutschen Rechtschreibung und Grammatik halten. Sie erwecken sonst beim Empfänger den Eindruck, nachlässig und unprofessionell zu sein. Beherzigen Sie die folgenden Empfehlungen und Sie beeindrucken durch professionelle Texte:

  • Durchgehende Kleinschreibung aller Wörter ist tabu.
  • Verzichten Sie nicht auf den Gebrauch von Satzzeichen wie Punkt oder Komma.
  • Bilden Sie ganze Sätze und verwenden Sie nicht nur Satzfetzen oder Stichpunkte.
  • Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Abschicken noch einmal durch und verbessern Sie Rechtschreib- oder Flüchtigkeitsfehler. Aktivieren Sie am besten die Rechtschreibprüfung Ihres E-Mail-Programms.

Versalien (Großbuchstaben) lassen Ihre geschäftliche E-Mail unseriös erscheinen

Komplett in GROSSBUCHSTABEN geschriebene Wörter signalisieren, dass der Absender gerade schreit. Damit verliert eine Nachricht an Seriosität. Verwenden Sie diese Schreibweise auch nicht, um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben.

Beginnen Sie jede geschäftliche E-Mail mit einer passenden Anrede

Eine E-Mail ohne Ansprache wirkt respektlos. Deshalb ist es immer empfehlenswert eine Anrede zu verwenden. Viele beginnen eine E-Mail mit „Hallo“ und duzen den Empfänger, obwohl sie ihn gar nicht kennen. Das geht nicht! „Hallo, Herr Müller“ ist bei uns als Anrede zwar schon üblich, aber Adressaten, die Sie nicht persönlich kennen, sollten Sie weiterhin ganz formell ansprechen mit „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Guten Tag, Herr Müller“.

Schreiben Sie keine kryptischen Grüße in geschäftliche E-Mails

Abkürzungen wie „mfg“ (mit freundlichen Grüßen) oder „+lg“ (und liebe Grüße) oder „cu“ (see you) passen nicht in geschäftliche E-Mails. Schreiben Sie Ihre Grußformel in elektronischer Form ganz förmlich und vollständig aus.

 

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