Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, werden Sie als Assistentin oder Sekretärin automatisch auch mit englischer Korrespondenz konfrontiert. Gerade bei englischer Korrespondenz gibt es besonders im Bereich Anreden und Grußformeln häufig Unsicherheiten.
Schriftverkehr mit internationalen Geschäftspartnern - was müssen Sie beachten?
1. So kürzen Sie in der englischen Korrespondenz richtig ab
Im internationalen Schriftverkehr wird im Allgemeinen der Punkt hinter einer Abkürzung weggelassen: Aus Mrs. wird also Mrs ohne Punkt am Ende. Im amerikanischen Englisch allerdings wird der Punkt am Ende meist gesetzt. Beispiele: Mr., PhD.
2. Aktuelle Anreden in der englischen Korrespondenz
Mrs stand früher für verheiratete Frauen und Miss für unverheiratete. Allerdings ist – so wie das deutsche Wort Fräulein – auch das englische Äquivalent Miss, das ohne Abkürzung geschrieben wurde, veraltet. Aus Gründen der political correctness ist man mittlerweile dazu übergegangen, in geschäftlicher englischer Korrespondenz Frauen nur noch mit Ms anzuschreiben.
Diese Anrede gibt keinen Aufschluss über den Familienstand und ist deshalb objektiver. Ausgesprochen wird die Abkürzung Ms übrigens wie „Miss“, das s am Ende wird jedoch stimmhaft gesprochen.
3. So schreiben Sie korrekt und höflich an
Wie im Deutschen ist es auch in der englischen Korrespondenz immer besser, wenn Sie den Namen Ihres Ansprechpartners herausfinden können, bevor Sie ihn anschreiben. Das wirkt weitaus höflicher und persönlicher, als wenn Sie in Ihrem Brief lediglich die Anrede Ladies and Gentlemen oder Dear Sir and Madam schreiben.
4. Das gilt in der englischen Korrespondenz bei Titeln
Häufig wird im angelsächsischen Kulturkreis auf die Betonung von Titeln verzichtet. Falls Sie dennoch das Gefühl haben, dass Ihr Ansprechpartner Wert darauf legt, verwenden Sie den Titel und lassen die Anrede Ms/Mrs oder Mr weg. Stattdessen wird der Titel hinter den Namen geschrieben.
Beispiel: Aus Ms Annie Walker wird Annie Walker, Dr. Wie im Deutschen
wird auch im Englischen nur der bedeutendste Titel genannt. Ist der Empfänger Ihrer englischen Korrespondenz Professor Doktor, dann nennen Sie nur den wichtigeren Titel Professor. Ob Ihr Korrespondenzpartner Wert auf seinen Titel legt, können Sie zum Beispiel daran erkennen, ob er ihn auf seinen Briefen oder in der E-Mail-Signatur angibt.
5. Internationale Zeichensetzung in der englischen Korrespondenz
Bei formeller englischer Korrespondenz verzichten Sie auf Satzzeichen hinter der Grußformel und der Anrede. Eine Ausnahme bilden hier wiederum Briefe und E-Mails in die USA. Dann fügen Sie bei formeller englischer Korrespondenz nach der Anrede einen Doppelpunkt ein und nach der Grußformel ein Komma. Bei informellen Briefen setzen Sie sowohl bei der Anrede als auch bei der Grußformel ein Komma.
