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Erste-Hilfe-Koffer: Damit Sie in den schlimmsten Situationen immer die richtige Antwort haben

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Geschäftskorrespondenz
Urheber: svort | Fotolia

Von Michaels G. Peters,

Elternzeit. Teilzeitwunsch. Krankheit. Darauf sollen Sie als Geschäftsführer jeden Tag rechtssicher reagieren. Und dazu nebenbei auch noch erfolgreich die GmbH leiten. Was für eine Mammutaufgabe. Aber keine Sorge: Hier kommt Ihr 1.-Hilfe-Koffer voller Personalbriefe. Damit haben Sie für jede Situation die richtige und optimale Antwort parat.

Elternzeit-Antrag per Fax: Bei dieser Antwort fiel die Anwaltssekretärin aus allen Wolken


Der Fall: Endlich Elternzeit! Nur noch schnell dem Chef ein Fax schicken und die Auszeit beantragen – das war’s. So dachte sich das eine Rechtsanwaltsfachangestellte und schickte ihrem Chef kurzerhand ein Fax. Falsch gedacht. Denn mit der Antwort, die die Mitarbeiterin erhielt, hatte sie nicht gerechnet: Statt der Zusage kam: die Kündigung!

Das Urteil: Und die ist wirksam! Zwar genießen Ihre Mitarbeiter ab dem Zeitpunkt, in dem sie den Antrag auf Elternzeit stellen, gesetzlichen Kündigungsschutz, § 18 Absatz 1 Bundeselterngeld- und -Elternzeitgesetz (BEEG). Dazu muss der Antrag aber schriftlich bei Ihnen als GmbH-Geschäftsführer eingehen. Und das heißt: schwarz auf weiß und mit eigenhändiger Unterschrift, § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). An der Original-Unterschrift fehlt es aber bei einer Übermittlung per Fax, da Sie als Geschäftsführer dann nur eine Kopie des Antrags erhalten.

Die Folge: Sie können kündigen, weil der Kündigungsschutz noch nicht greift (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 10.5.2016, 9 AZR 145/15).

So wichtig ist es, die richtigen Worte zu finden


Der Fall zeigt: Mit dem richtigen Personalbrief halten Sie als GmbH-Geschäftsführer alle Trümpfe in der Hand. Doch das hat einen Haken: Lange nach einem Muster suchen kostet wertvolle Zeit und macht nervös. Schließlich wissen Sie auch nicht, ob der Musterbrief aus dem Internet auch wirklich auf dem neuesten Stand ist. 3 Personalbriefe, mit denen Sie jetzt schnell antworten und keine Chance verpassen, finden Sie hier.

3 Personalbriefe: Damit können Sie ruhig schlafen


Das passiert in der Praxis immer wieder: Ihre Mitarbeiterin erzählt Ihnen auf dem Flur, dass sie nach der Geburt sofort in Elternzeit geht. Und tatsächlich: Kaum ist das Kind auf der Welt, kommt sie nicht mehr. Ein Elternzeitantrag: Fehlanzeige! Das gibt Ihnen als GmbH-Geschäftsführer die Gelegenheit zu kündigen (Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm, veröffentlicht am 6.1.2014, 3 Sa 386/12).

Was aber, wenn Sie das gar nicht wollen. Gute Mitarbeiter zu finden ist schließlich alles andere als einfach. Da lohnt es sich oft zu warten, bis die Elternzeit vorbei ist. Dazu brauchen Sie aber neben dem Antrag auf Elternzeit noch jede Menge weitere Informationen, um planen zu können. Mit dem unten stehenden Personalbrief bekommen Sie sie.

 

Personalbrief Nr. 1:
 So reagieren Sie goldrichtig auf den Elternzeit-Antrag

Sehr geehrte Frau ...,

zu der Geburt Ihrer Tochter / Ihres Sohnes ... gratulieren wir Ihnen ganz herzlich.

In Ihrem Schreiben vom ... teilten Sie uns mit, dass Sie die Ihnen nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) aufgrund der Geburt Ihres Kindes zustehende Elternzeit ab dem ... in Anspruch nehmen möchten.

Ihre Elternzeit endet Ihrem Wunsch entsprechend am ... Bis zur Vorlage eines Nachweises über die Bewilligung des von Ihnen beantragten Elterngeldes benötigen wir von Ihnen noch die schriftliche Erklärung, dass Sie mit Ihrem Kind in häuslicher Gemeinschaft leben, die Personensorge für das Kind haben und es selbst erziehen.

Sofern Sie beabsichtigen, das Arbeitsverhältnis nach der Elternzeit nicht fortzusetzen, wären wir Ihnen aus Dispositionsgründen dankbar, wenn Sie uns dies so früh wie möglich bekannt gäben. Unabhängig von dieser Mitteilung bedarf es jedoch zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses einer formellen Kündigung mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Elternzeit (§ 19 BEEG).

Mit freundlichen Grüßen Ihre Unterschrift

 

Personalbrief Nr. 2: So lehnen Sie den Teilzeitantrag ab

Herrn/Frau ..........................,

den ...


Ihr Teilzeitantrag vom ...

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ....,

dankend bestätigen wir den Eingang Ihres Teilzeitantrags vom ...., mit dem
Sie ab dem ... eine Reduzierung Ihrer vertraglichen Arbeitszeit auf ... Wochenstunden beantragen. Bedauerlicherweise können wir Ihnen keine entsprechende Teilzeitbeschäftigung anbieten und müssen Ihren Antrag daher ablehnen.

Ihre Aufgabe in der Auftragsannahme ist mit ständigem Kundenkontakt verbunden. Die Bestellungen unserer Kunden erfolgen jeden Werktag morgens bis 13:00 Uhr. Anschließend erfolgt die Auslieferung bis 14:00 Uhr. Die beantragte Teilzeitbeschäftigung ab 14:00 Uhr stört daher die betrieblichen Abläufe in unserem Unternehmen und kann daher nicht bewilligt werden.

Wir hoffen, Sie haben Verständnis für unsere Entscheidung.

Mit freundlichen Grüßen Ihre Unterschrift

 

Personalbrief Nr. 3: So gibt’s Gewissheit, ob Ihr Mitarbeiter wirklich krank ist

(Name und Anschrift der Krankenkasse)

Ort, Datum Arbeitsunfähigkeit unseres Mitarbeiters ..., geb. am ...

Versicherungsnummer 0815/4711

Sehr geehrte Damen und Herren,

uns liegt eine von Dr. ... ausgestellte ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit unseres o. a. Mitarbeiters vom ... bis ... vor.

Es handelt sich bereits um die ... Arbeitsunfähigkeit innerhalb der letzten 3 Monate. Auffällig ist, dass diese Arbeitsunfähigkeiten allesamt nur von kurzer Dauer sind. 3 Arbeitsunfähigkeiten dauerten nur einen Tag an und lagen auch noch an einem Montag bzw. Freitag.

Wir haben daher erhebliche Zweifel an den Arbeitsunfähigkeiten unseres Mitarbeiters. Damit diese beseitigt werden können, bitten wir, gemäß § 275 Abs. 1a Satz 3 SGB V unverzüglich eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes zur Überprüfung der Arbeitsunfähigkeit einzuholen.

Bitte informieren Sie uns unmittelbar nach Vorliegen der Ergebnisse, damit wir ggf. notwendige arbeitsrechtliche Konsequenzen ziehen können.

Mit freundlichen Grüßen Ihre Unterschrift

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Nur noch Teilzeit: Das ist Ihre Antwort, wenn Ihr Mitarbeiter weniger arbeiten möchte

Versprochen: Bald flattern wieder die ersten Teilzeitanträge auf Ihren Schreibtisch. Der Grund: Die viele Freizeit im Urlaub lässt manche Mitarbeiter zu dem Entschluss kommen: Es geht auch mit weniger arbeiten. Das Problem: Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf eine Reduzierung seiner Arbeitszeit, § 8 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Das stellt Sie als GmbH-Geschäftsführer natürlich vor die Schwierigkeit, eine Personallücke schließen zu müssen. Wirklich? Viele Teilzeitanträge sind unbegründet. Ob das auch auf den zutrifft, der gerade vor Ihnen auf dem Schreibtisch liegt, stellen Sie mit diesem Schnell-Check in 2 Minuten fest:

Schnell-Check: Einmal „Ja“ und der Antrag ist vom Tisch

  • In Ihrer GmbH sind nicht mehr als 15 Mitarbeiter beschäftigt.
  • Der Mitarbeiter, der die Teilzeitbeschäftigung beantragt, ist noch keine 6 Monate bei Ihnen beschäftigt.
  • Der Antragsteller ist ein Auszubildender.
  • Ihr Mitarbeiter hat den Antrag später als 3 Monate vor dem Beginn der gewünschtenTeilzeitbeschäftigung gestellt.
  • Der Arbeitnehmer möchte nur befristet in Teilzeit arbeiten.
  • Der Antrag ist nur pauschal gestellt und enthält keine Angaben über den Beginn und den Umfang der gewünschtenTeilzeitbeschäftigung.
  • Es gibt betriebliche Gründe, wie z. B. betriebliche Arbeitsabläufe, die derTeilzeitbeschäftigung entgegenstehen.
  • Ihr Mitarbeiter hat in den vergangenen 2 Jahren schon einen Antrag auf eineTeilzeitbeschäftigung gestellt.

Ständig krank: So verderben Sie Blaumachern ab sofort den Spaß

Ihr Mitarbeiter ist ständig krank, und Sie haben Zweifel, ob das stimmt? Kein Problem: Der „gelbe Schein“, mit dem ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit Ihres Mitarbeiters bestätigt, muss ja nicht stimmen. Ein solcher Verdacht besteht vor allem, wenn Ihr Arbeitnehmer häufig freitags und montags fehlt. Schalten Sie bei solchen berechtigten Zweifeln den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) ein und lassen Sie Ihren Mitarbeiter dort amtsärztlich untersuchen. So bekommen Sie Gewissheit.

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