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Gelungene Briefe: So vereinfachen Sie Ihre geschäftliche Korrespondenz

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Von Astrid Engel,

Beeindrucken Sie Ihre Geschäftspartner mit Ihrem Korrespondenz-Stil? Diese 6 Regeln helfen Ihnen, gelungene Briefe zu schreiben.

"Nachdem der vereinbarte Liefertermin zum heutigen Datum bereits um drei Tage überschritten wurde, erlauben wir uns höflichst, Sie an die von Ihnen für den 26.02. zugesagte Lieferung zu erinnern und um umgehende Zusendung der von uns dringend benötigten Ersatzteile zu bitten."

Eine gelungene Formulierung? Es geht in diesem Fall um eine ganz, ganz einfache Tatsache: Es wurde ein Liefertermin vereinbart. Der wurde nicht eingehalten. Jetzt wird daran erinnert. Punkt. Der Satz ist korrekt, aber er klingt sehr offiziell und distanziert.

Können Sie es dem Geschäftspartner (und sich selbst) nicht ein wenig einfacher machen? "Einfach" ist in Deutschland fast schon ein Schimpfwort. "Er ist einfach gestrickt" heißt doch im Klartext "nicht sehr intelligent, eher primitiv, naiv". Bei dem Satz "Er kommt aus einfachen Verhältnissen" sieht man schon in Gedanken, wie der Sprecher dabei die Nase rümpft.


Gelungene Korrespondenz klingt wie gesprochen

Aber würden Sie so, wie das Beispiel oben geschrieben ist, reden? Nie und nimmer. Wenn Sie wirklich gelungene Briefe schreiben möchten, dann stellen Sie sich vor, dass Sie mit Ihrem Gegenüber sprechen. Die Sätze werden so automatisch einfacher und natürlicher:

"Wir hatten die Lieferung bis spätestens 26.02 vereinbart. Wir haben die Ware aber immer noch nicht erhalten. Sie wissen, dass wir diese Ersatzteile dringend benötigen. Sorgen Sie doch bitte dafür, dass sie sofort geliefert werden!"

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Merken Sie den Unterschied?

1. Die Sätze werden kürzer. Beim Sprechen müssen Sie ab und zu Luft holen. Beim Schreiben entspricht der Punkt dieser Pause zum Luftholen.

2. Das Anliegen wird zielstrebig Schritt für Schritt vermittelt.

3. Es klingt nicht zu übertrieben offiziell.

Es ist die Sprachebene, mit der man unter Geschäftspartnern seine Angelegenheiten regelt.


6 Regeln für gelungene Briefe

Beachten Sie diese Regeln für eine gelungene Korrespondenz:


1. Kurze Briefe

Alle routinemäßigen Anliegen eines Unternehmens lassen sich auf einer Briefseite erledigen.


2. Kurze Sätze

Entrümpeln Sie Ihren Schreibstil von toten Floskeln. Nicht: Gemäß den in Ihrem Katalog veröffentlichten Angaben teilen wir Ihnen mit, dass wir ... Sondern: Wir bestellen folgende Artikel aus Ihrem Katalog ...


3. Klare Struktur, klarer Aufbau

  • Anrede
  • Anliegen beschreiben: wer, was, wann, wie, wo
  • Schlussformel

Schon mit dem ersten Satz sollten Sie klarstellen, worum es sich handelt: Bestellung, Anfrage, Reklamation. Unnötiger Ballast belastet und stiftet Verwirrung.


4. Die Aufmerksamkeit des Lesers auf den Kernpunkt lenken

Heben Sie die zentrale Aussage durch einen eigenen Absatz hervor. Die Kernaussage muss gut sichtbar sein.


5. Vorlagen verwenden

Preisanfragen, Bestellungen, Buchungen, Stornierungen sind kein Experimentierfeld für Ihre schriftstellerischen Fähigkeiten. Sie müssen "funktionieren", sie sollen ihr Ziel mit möglichst geringem Aufwand erreichen.


6. Wahl der Sprachebene

Formulieren Sie im Geschäftsleben weder zu offiziell noch zu familiär. Haben Sie Mut zu einer individuellen Ausdrucksweise und entwickeln Sie ruhig Ihren eigenen Stil.

Vereinfachen Sie Ihre Briefe nicht durch totale Standardisierung, sondern durch Entrümpelung, Kürze, Präzision und Zielstrebigkeit.

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