Dabei ist mir eines besonders wichtig: Die Briefe dürfen nicht zu lang werden. ‚Nie Geschäftsbriefe formulieren, die länger als eine Seite sind!‘, heißt mein Grundsatz. Die Begründung ist ganz einfach: Die wenigsten Geschäftsleute haben genug Zeit, sich durch endlose Korrespondenz zu wühlen. Bei langen Texten bauen viele Leser innerlich eine Barriere dagegen auf. Diese Barriere überträgt sich dann unter Umständen auf den Inhalt, der weniger wohlwollend aufgenommen wird. Deswegen lautet mein Grundsatz: Kürze erfordert immer mehr Mühe als Weitschweifigkeit. (Charles Pierre Baudelaire)
Es ist psychologisch geschickter, kurze Briefe zu schreiben, die möglichst eine Seite nicht überschreiten. Allerdings: Gelegentlich muss ich doch einmal Geschäftsbriefe formulieren, die nicht auf eine Seite passen. So gehe ich vor, wenn mein Brief oder ein Bericht doch einmal länger als eine Seite werden muss:
Wie Sie leicht lesbare, längere Geschäftsbriefe formulieren
- Ich gliedere meinen Text durch Absatzüberschriften. Jedes neue Thema bekommt eine eigene Überschrift.
- Ich formuliere diese Überschrift wie die Betreffzeile eines Briefes und hebe sie deutlich hervor durch die Schriftgröße, durch Fettdruck, durch Farbdruck oder Zentrieren. Dabei achte ich darauf, dass ich mich auf eine, maximal zwei Hervorhebungsarten beschränke, sonst wird das Schriftbild zu unruhig.
- Besonders leicht zu lesen: Ich gestalte diese Absatzüberschriften so, dass sie für sich gelesen bereits einen sinnvollen Text ergeben, quasi die Kurzfassung meines Berichts.
Diese Methode (Text-im-Text-System) habe ich auf einem Seminar gelernt. Ich wende sie oft an, wenn ich längere Geschäftsbriefe formulieren muss. Das Strukturieren erfordert etwas Zeit: Ich sammle zunächst Schlagworte zu meinem Brief oder Berichtthema. Daraus formuliere ich kurze Überschriften und achte darauf, dass sie im Zusammenhang gelesen bereits einen Text ergeben. Jetzt erst schreibe ich den Text zu jeder einzelnen Überschrift.“
