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Gute Arbeitsorganisation: Achten Sie auf eine aussagekräftige E-Mail-Betreffzeile

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Von Astrid Engel,

Damit der Empfänger Ihrer E-Mail auf den ersten Blick erkennt, worum es geht, versehen Sie Ihren elektronischen Brief mit einem aussagekräftigen Titel. Denn Sie wissen selbst: Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit. Ist die E-Mail-Betreffzeile aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass die E-Mails nach Prioritäten geöffnet werden können. Immer mehr Internet-Benutzer erhalten täglich über 50 E-Mails. Dass ein Arbeiten nach Prioritäten sich dafür genauso empfiehlt wie für andere Tätigkeiten, liegt auf der Hand.

Damit der Empfänger Ihrer E-Mail auf den ersten Blick erkennt, worum es geht, versehen Sie Ihren elektronischen Brief mit einem aussagekräftigen Titel. Denn Sie wissen selbst: Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit. Ist die E-Mail-Betreffzeile aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass die E-Mails nach Prioritäten geöffnet werden können. Immer mehr Internet-Benutzer erhalten täglich über 50 E-Mails. Dass ein Arbeiten nach Prioritäten sich dafür genauso empfiehlt wie für andere Tätigkeiten, liegt auf der Hand.


Deshalb: Erleichtern Sie den Empfängern mit eindeutigen E-Mail-Betreffzeilen die bessere Verwaltung. Auch ein nachträglicher Zugriff auf bereits eingesehene, alte E-Mails wird dadurch vereinfacht.

Wie Ihre E-Mail-Betreffzeilen nicht aussehen sollten – und wie Sie besser formulieren:

 

Nicht:           Hallo

Sondern:      Möchte nur hören, wie es Ihnen geht        Nicht:           AnfrageSondern:      Anfrage 12 BürostühleNicht:           Eine BitteSondern:      Eine Bitte – eilt nicht        Nicht:           AW:Sondern:      AW: Lieferung VerpackungsmaterialPraxistipp: Wenn Sie E-Mails mit einer nichts sagenden E-Mail-Betreffzeile erhalten haben, dann können Sie diese ändern. Das könnte Ihnen das Wiederfinden erleichtern oder die geänderte E-Mail-Betreffzeile verrät Ihnen, was Sie mit der E-Mail noch machen müssen – je nachdem, welchen neuen Betreff Sie vergeben.Das funktioniert so:1. Öffnen Sie die entsprechende E-Mail und klicken Sie mit dem Cursor in die E-Mail-Betreffzeile.2. Löschen Sie dann die E-Mail-Betreffzeile mit der Rücklöschtaste.3. Geben Sie den neuen Text für die E-Mail-Betreffzeile ein.4. Schließen Sie die E-Mail wieder.5. Bestätigen Sie die „Änderungen speichern“-Abfrage mit „Ja“. Und schon haben Sie den geänderten Text in der E-Mail-Betreffzeile.

 

Wie oft geht „AW“ oder „Re“ in der E-Mail-Betreffzeile?

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, erscheint in der E-Mail-Betreffzeile immer das Kürzel „AW“ oder „Re“, je nach Programm. Je häufiger Sie und Ihr Korrespondenzpartner hin- und hermailen, desto länger wird die „AW-Liste“. Häufig ändert sich im Laufe des Schriftverkehrs das Thema. Deshalb: Löschen Sie die „AWs“ , bevor Sie zum zweiten Mal antworten, und achten Sie darauf, dass der Betreff nach längerer Kommunikation noch aktuell ist. Ist der Betreff längst überholt, ändern Sie ihn.
Auch so sollte Ihre E-Mail-Betreffzeile nicht aussehen:
AW: Re: AW: AW: Re: WG: Ihre Präsentation

Die E-Mail-Betreffzeile beinhaltet den ganzen E-Mail-Text – geht das?

Wenn es ganz schnell gehen soll und Sie beispielsweise firmenintern kommunizieren, kann es passieren, dass Sie das, was Sie zu sagen haben, einfach nur in die E-Mail-Betreffzeile schreiben. Dagegen ist nichts einzuwenden – vorausgesetzt, dem Empfänger ist klar, dass er die E-Mail nicht öffnen muss. Ansonsten fühlt er sich ein klein wenig hinters Licht geführt, wenn er die E-Mail öffnet und nichts Weiteres darinsteht.
Tipp: Schreiben Sie am Ende des Betreffs „Ende der E-Mail“ oder „ohne Text“. So weiß der Empfänger, dass sich außer der Betreffzeile nichts in der E-Mail befindet.

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