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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Kleiner Ratgeber für Ihre elektronische Post

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Je professioneller Sie Ihre E-Mail gestalten, desto größer ist die Chance, dass sie auch gelesen und geschätzt wird. Die Amerikaner Nancy und Tom Flynn, Autoren des Standardwerks Professionelle E-Mails: Texten, Gestalten und Verwalten (Ueberreuter, Wien 1999) empfehlen:

· Ihre Betreffzeile sollte dem Adressaten sofort etwas sagen. Wenn Sie eine Nachricht gleich an mehrerer Empfänger senden, muss sie so formuliert sein, dass sich alle angesprochen fühlen.

· Halten Sie sich mit reißerischen Übertreibungen ebenso zurück wie mit Fachchinesisch. Verwenden Sie keine Kürzel, die nicht jeder in Ihrem Verteiler versteht. Eine E-Mail ist kein Forum für Selbstdarsteller, sondern eine schnelle und effiziente Übermittlungsform.

· Fassen Sie sich kurz. Formulieren Sie klar und präzise. Oberstes Gebot jeder E-Mail sollte die Verständlichkeit sein!

· Für den inhaltlichen Aufbau gilt das gleiche wie für eine Zeitungsmeldung: das Wichtigste zuerst! Stellen Sie sich eine umgekehrte Pyramide vor: Die Spitze geht nach unten, der Wert der Informationen nimmt mit fortlaufendem Text ab.

· Längere Texte, Grafiken und Tabellen - alles, was vom zügigen Lesen abhält - gehören ins Attachment, also in den Anhang.

· Denken Sie an Grußformel und Namensnennung zum Schluss!

In: Psychologie heute

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