Je professioneller Sie Ihre E-Mail gestalten, desto größer ist die Chance, dass sie auch gelesen und geschätzt wird. Die Amerikaner Nancy und Tom Flynn, Autoren des Standardwerks Professionelle E-Mails: Texten, Gestalten und Verwalten (Ueberreuter, Wien 1999) empfehlen:
· Ihre Betreffzeile sollte dem Adressaten sofort etwas sagen. Wenn Sie eine Nachricht gleich an mehrerer Empfänger senden, muss sie so formuliert sein, dass sich alle angesprochen fühlen.
· Halten Sie sich mit reißerischen Übertreibungen ebenso zurück wie mit Fachchinesisch. Verwenden Sie keine Kürzel, die nicht jeder in Ihrem Verteiler versteht. Eine E-Mail ist kein Forum für Selbstdarsteller, sondern eine schnelle und effiziente Übermittlungsform.
· Fassen Sie sich kurz. Formulieren Sie klar und präzise. Oberstes Gebot jeder E-Mail sollte die Verständlichkeit sein!
· Für den inhaltlichen Aufbau gilt das gleiche wie für eine Zeitungsmeldung: das Wichtigste zuerst! Stellen Sie sich eine umgekehrte Pyramide vor: Die Spitze geht nach unten, der Wert der Informationen nimmt mit fortlaufendem Text ab.
· Längere Texte, Grafiken und Tabellen - alles, was vom zügigen Lesen abhält - gehören ins Attachment, also in den Anhang.
· Denken Sie an Grußformel und Namensnennung zum Schluss!
In: Psychologie heute
