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Kurze, knackige Geschäftsbriefe verfassen

 

Von Astrid Engel,

"Den gesamten Schriftverkehr in meiner Firma erledige ich selbst.", berichtet uns der Unternehmensberater Martin S. "Das selbstständige Formulieren ist ein gutes Training und ich kann hundertprozentig zu dem stehen, was in meinem Namen verschickt wird."

"Den gesamten Schriftverkehr in meiner Firma erledige ich selbst.", berichtet uns der Unternehmensberater Martin S. "Das selbstständige Formulieren ist ein gutes Training und ich kann hundertprozentig zu dem stehen, was in meinem Namen verschickt wird.

Eins ist mir dabei besonders wichtig: Die Briefe dürfen nicht zu lang werden. 'Nie Geschäftsbriefe verfassen, die länger als eine Seite sind!', heißt mein Grundsatz. Die Begründung ist ganz einfach: Die wenigsten Geschäftsleute haben genug Zeit, sich durch endlose Korrespondenz zu wühlen. Sind die Texte lang, bauen viele Leser innerlich eine Barriere dagegen auf. Diese Barriere überträgt sich dann unter Umständen auf den Inhalt, der dann weniger wohlwollend aufgenommen wird. Mein Grundsatz lautet deshalb: Kürze erfordert immer mehr Mühe als Weitschweifigkeit. (Charles Pierre Baudelaire)

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Psychologisch geschickt ist es, kurze Briefe zu schreiben, die möglichst nicht länger als eine Seite sind. Allerdings: Manchmal muss ich doch Geschäftsbriefe verfassen, die nicht auf eine Seite passen. So gehe ich dann vor:

Leicht lesbare, längere Geschäftsbriefe verfassen

  • Ich gliedere den Text durch Absatzüberschriften. Jedes neue Thema bekommt eine extra Überschrift.
  • Ich formuliere diese Überschrift wie die Betreffzeile eines Briefes und hebe sie deutlich hervor: Durch die Schriftgröße, durch Fettdruck, Farbdruck oder Zentrieren. Dabei achte ich darauf, dass ich mich auf eine, maximal zwei Arten der Hervorhebung beschränke, sonst wird das Schriftbild zu unruhig.
  • Besonders leicht zu lesen: Ich gestalte die Absatzüberschriften so, dass sie für sich gelesen bereits einen sinnvollen Text ergeben - die Kurzfassung.


Diese Methode (Text-im-Text-System) habe ich auf einem Seminar gelernt. Ich wende sie immer an, wenn ich längere Geschäftsbriefe verfassen muss. Das Strukturieren erfordert etwas Zeit: Ich sammle zunächst Schlagworte zu meinem Brief. Daraus formuliere ich kurze Überschriften und achte darauf, dass sie im Zusammenhang gelesen bereits einen Text ergeben. Jetzt erst schreibe ich den Text zu jeder einzelnen Überschrift."

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