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Neues Jahr, neues Glück: Die Dos und Don’ts einer zeitgemäßen Korrespondenz

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Die Dos und Don’ts einer zeitgemäßen Korrespondenz

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

so ein Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt, wieder einmal einen kritischen Blick auf all die lieb gewonnenen Textbausteine und Briefvorlagen zu werfen. Ich habe für Sie in Office Korrespondenz aktuell eine Art Checkliste gefunden, anhand der Sie überprüfen können, ob Sie überall die aktuellen DIN-Regeln verwendet haben und ob Ihre Formulierungen wirklich zeitgemäß sind.

 

 

Haben Sie immer noch eine Leerzeile vor Postleitzahl und Ortsangabe im Adressfeld? Dann sollte sie da endlich verschwinden, denn sie wurde schon mit der letzten Aktualisierung der DIN 5008 im Jahr 2005 abgeschafft, damit die Deutsche Post AG alle Adressen automatisch erfassen kann. Sie darf also 2011 auf keinen Fall mehr in Ihrer Korrespondenz auftauchen.<br/><br/>Schreiben Sie vor der Postleitzahl ein Länderkürzel, zum Beispiel D-53111 Bonn? Dieses Länderkürzel ist laut DIN schon längst nicht mehr gebräuchlich. Für die Deutsche Post AG ist es sogar hinderlich, weil es bei der maschinellen Adresserfassung stört.<br/><br/>Beispiel Adressfeld national:<br/>

Kanzlei Weber &amp;amp; Partner<br/>

Frau Gerlinde Sauer<br/>

Meisenstraße 31<br/>

12345 Hamburg<br/><br/>

Übertragen aufs Ausland gelten dann andere Regeln. Und die finden Sie hier ...<br/><br/>Formuliert Ihr Chef immer noch wie aus Omas Zeiten? Wer heute noch schreibt: „... erlaube ich mir, Ihnen die gewünschten Unterlagen zu übersenden“ oder „... darf ich Sie um Ihre Stellungnahme zum beiliegenden Gutachten bitten“, macht sich nicht gerade eines zeitgemäßen Korrespondenzstils verdächtig. Wenn Ihr Chef Ihnen solche Floskeln diktiert, ersetzen Sie sie durch moderne Formulierungen.<br/><br/>... oder im Kanzleistil? Den erkennt man an der Häufung von Hauptwörtern und durch den Gebrauch von Passiv-Formulierungen. Statt „... wird um eine Aufstellung der Kosten zwecks Kalkulation des voraussichtlichen Mittelbedarfs gebeten“ schreiben Sie lieber: „... bitte ich Sie darum, mir die Kosten aufzulisten, damit ich berechnen kann, wie viel Geld wir voraussichtlich brauchen.“<br/><br/>

Verwenden Sie manchmal die Grußformeln „Hochachtungsvoll“ und „Mit vorzüglicher Hochachtung“? Die waren vielleicht noch in den 50er-Jahren üblich, aber inzwischen ist über ein halbes Jahrhundert vergangen! Ein zeitgemäßer Standardgruß, der sich für fast alle Briefe eignet, lautet: „Freundliche Grüße“ oder auch „Mit freundlichen Grüßen“. Übrigens: Ein Rechtsanwalt hat mir einmal erzählt: Wenn ein Jurist heute noch „Hochachtungsvoll“ schreibe, dann meine er in Wirklichkeit: „Du Vollidiot!“<br/><br/>

 

 

 

Sarah Kammberg<br/>Chefredakteurin

 

<br/>

 

 

 

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