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Signaturzwang für elektronisch übermittelte Rechnungen

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Von Astrid Engel,

Elektronisch übermittelte Rechnungen sind auf dem Vormarsch. Durch geringere Druck-, Versand- und Archivierungskosten ergeben sich für die Aussteller im Vergleich zu konventionellen Papierrechnungen beträchtliche Sparpotenziale. Als Quasi-Standard hat sich inzwischen das universelle Acrobat-Format durchgesetzt.

Elektronisch übermittelte Rechnungen sind auf dem Vormarsch. Durch geringere Druck-, Versand- und Archivierungskosten ergeben sich für die Aussteller im Vergleich zu konventionellen Papierrechnungen beträchtliche Sparpotenziale. Als Quasi-Standard hat sich inzwischen das universelle Acrobat-Format durchgesetzt.

Doch ganz gleich, ob die PDF-Dateien als E-Mail-Anhang verschickt oder als Download im Internet bereitgestellt werden: PDF-Dateien als elektronisch übermittelte Rechnungen sind nur in den seltensten Fällen finanzamtstauglich, denn sie sind fast nie elektronisch signiert. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist aber eine Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung, denn auf diese Weise lässt sich eine eventuelle Änderung der Rechnung nachvollziehen. Eine PDF-Datei hingegen lässt sich mit geringem Aufwand verändern.  

Das riskieren Sie, wenn Sie elektronisch übermittelte Rechnungen ohne Signatur akzeptieren

Wenn Sie als Rechnungsempfänger die enthaltene Umsatzsteuer bei der nächsten Voranmeldung geltend machen wollen, sollten Sie prüfen, ob eine digitale Signatur vorhanden ist. Sie erkennen das an einer mitgeschickten Zertifikatsdatei. Sollte sie fehlen, verlangen Sie vom Aussteller eine Rechnung auf Papier. Falls Sie bei Abschluss des Geschäfts nicht ausdrücklich auf eine Papierrechnung verzichtet haben, dürfen dafür keine Gebühren verlangt werden. Lassen Sie sich nicht mit dem Hinweis vertrösten, dass die Finanzämter gar nicht wissen, was eine digitale Signatur ist: Spätestens wenn bei Ihnen in vier, fünf Jahren eine Betriebsprüfung stattfindet, handelt es sich um eine Allerweltstechnik.

Auch die gern gegebene Empfehlung, die Rechnung einfach selbst auszudrucken und abzuheften, führt nicht weiter: Erfahrene Betriebsprüfer erkennen auf Anhieb den Unterschied zu einer beim Aussteller gedruckten, gefalzten und per Post verschickten Rechnung.

Falls Sie selbst elektronisch übermittelte Rechnungen an Ihre Kunden versenden, ist das kein Problem - solange Sie sie an Privatleute richten. Bei Rechnungen an Geschäftskunden sollten Sie die Möglichkeit einer Papierversion bereithalten – oder sich gleich eine digitale Signatur und die dazugehörige technische Infrastruktur zulegen. Kostenpunkt: einmalig ca. 200 bis 250 Euro, laufende Gebühren: ca. 30 bis 50 Euro pro Jahr.

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