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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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So gelingt Ihnen garantiert ein stilvoller, guter Geschäftsbrief

 

Von Astrid Engel,

Haben Sie in letzter Zeit einen Geschäftsbrief bekommen, der Sie wirklich begeistert hat? Lesen Sie ihn einmal genau durch. Was zeichnet ihn aus? Warum finden Sie ihn ansprechend? Und wie können Sie diese Begeisterung in Ihren eigenen Geschäftsbriefen transportieren? Sicher: Eine einheitliche Aussage dazu, warum ein Geschäftsbrief als gut und ein anderer als schlecht empfunden wird, lässt sich schwer treffen. Aber einige Indizien gibt es schon.

Ein guter Geschäftsbrief hat eine klare Botschaft

Ob es um einen Glückwunsch geht, um ein Angebot oder um einen Beschwerdebrief: Ein Schreiben ist dann gelungen, wenn seine Botschaft den Empfänger erreicht. Das können Sie meist erst an der Reaktion ablesen.

Ein guter Geschäftsbrief zeichnet sich durch stilvolle Sprache aus

Mit Briefen in einem guten Sprachstil heben Sie sich positiv von all jenen Menschen ab, die nur noch per Email oder SMS in Abkürzungen und Halbsätzen kommunizieren. Sicher: In Zeiten elektronischer Korrespondenz werden sprachliche Nachlässigkeiten - leider! - immer häufiger.

Ein guter Geschäftsbrief passt zum Verfasser

Ein guter Geschäftsbrief muss zu der Firma passen, die Sie vertreten. Benutzen Sie Ihre eigenen Worte. Was Sie im Gespräch sagen würden, ist meist auch in der Korrespondenz nicht verkehrt. Achten Sie darauf, dass der Empfänger sich den Menschen vorstellen kann, der hinter der Botschaft steckt. Was zum Beispiel am Telefon ganz einfach klingt, soll sich im Brief nicht wie ein umständlicher Vorgang lesen.
So nicht: Zu umständlich
Bezugnehmend auf unser soeben geführtes Telefonat übersende ich Ihnen in der Anlage die gewünschten Unterlagen mit der Bitte um Kenntnisnahme.
Besser so: Klar und freundlich
Sehr geehrter Herr Hoffmann,
mediterranes Flair in Ihrer Küche - das finde ich eine tolle Idee! Selbstverständlich kann ich Ihnen dazu ein Angebot machen. Hier kommt es und ich bin gespannt, was Sie dazu sagen!

Mit diesem Handwerkszeug gelingt Ihnen ein guter Geschäftsbrief


Beachten Sie: Die Sprache muss ansprechend sein und die Psychologie muss stimmen. Zu beidem im Folgenden einige Tipps.

1. Sprache: Vermeiden Sie alles, was umständlich wirkt

Verständlichkeit und Klarheit zeichnen einen guten Briefstil aus. Damit Sie wissen, worauf Sie achten sollten, hier die wichtigsten Punkte:

2. Bilden Sie einfache Sätze

Thomas Mann konnte das: einen Satz in literarischer Vollendung über eine ganze Seite ausdehnen. Wenn wir Normalsterblichen das versuchen, kommt meist kein guter Stil heraus. Lassen Sie diesen Versuch also lieber:
- Bilden Sie stattdessen einfache Sätze und vermeiden Sie verschachtelte Konstruktionen.
- Packen Sie wichtige Aussagen in die Hauptsätze und nicht in die Nebensätze.
- Reißen Sie keine zusammengehörenden Satzteile auseinander, indem Sie einen Satz(teil) einschieben.

Beispiele:


Glückwünsche übermitteln:
So nicht: Ich darf Dir meine herzlichsten Glückwünsche übermitteln.
Besser so: Ich wünsche Dir Glück, Erfolg und Gesundheit
in Deinem neuen Lebensjahr.

Ein Angebot annehmen:
So nicht: Ihr Vorschlag erscheint mir durchaus akzeptabel
Besser so: Ich nehme Ihren Vorschlag gern an.
Umzugsmitteilung:
So nicht: Wir haben unseren Umzug durchgeführt.
Besser so: Wir sind umgezogen.

3. Gebrauchen Sie bilderreiche statt abstrakter Wörter

Ein guter Geschäftsbrief lebt von den Wörtern, die Sie gebrauchen. Je weniger abstrakt sie sind und je konkretere Bilder sie im Kopf des Lesers hervorrufen, desto schöner wird Ihr Briefstil. Hierfür einige Beispiele:
Schreiben Sie nicht: Städtische Grünanlagen sondern:Stadtpark
Nicht: Kraftfahrzeuge Sondern: Autos
Nicht: ... wurde von einem gesunden Kind entbunden Sondern: ... hat ein gesundes Kind zur Welt gebracht
Nicht: Mittel  Sondern: Gelder

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