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So werden Ihre geschäftlichen E-Mails nicht zur Falle

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Urheber: Rawpixel.com | Fotolia

Von Astrid Engel,

Aufbewahrungsfristen bei Dokumenten kennt jeder, aber wie sieht es bei digitalen Exemplaren aus?

Die folgende Aussage hört sich doch ganz harmlos an:

Geschäftsbriefe werden im Zeitalter von Internet und E-Mail nicht mehr ausschließlich auf Papier, sondern auch elektronisch versandt.

Dahinter versteckt sich jedoch eine Falle, die längst nicht jeder Unternehmer kennt: Weil Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig sind, gilt das auch für geschäftliche E-Mails!

Bei Papierbriefen ist das sicherlich nichts Neues für Sie. Erhalten Sie etwa eine Auftragsbestätigung, nehmen Sie diese Papierunterlage automatisch zum jeweiligen Vorgang und heben ihn 6 Jahre lang auf. Und bei Rechnungen wissen Sie, dass diese sogar 10 Jahre aufzubewahren sind.

Doch bei E-Mails wird das in den meisten Betrieben vollkommen anders gemacht. Sie oder Ihre Mitarbeiter versenden und empfangen Mails etwa via Outlook. Diese werden dann automatisch in den entsprechenden Ordnern gespeichert - bis jemand sie löscht und damit den Geschäftsbrief unweigerlich und viel zu früh vernichtet! Kommt es dann zu einer Betriebsprüfung, kann das böse Folgen haben.

Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Der Prüfer darf nämlich auch auf Ihre E-Mails zugreifen - und wird sich sehr wundern, wenn Sie ihm erklären, geschäftliche E-Mails gäbe es bei Ihnen nicht! Vor allem, wenn Sie via Internet handeln, ist der Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten offensichtlich. Die Folgen können Zwangsmittel, ein Verzögerungsgeld, ein Bußgeld oder gar eine Steuerschätzung sein.

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Ausdruck reicht nicht

Um solchen Ärger zu vermeiden, beachten Sie die Vorschrift nach dem § 147 AO: E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen Sie in elektronischer Form, also digital, aufbewahren. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Eine elektronisch übersendete Mail stellt nämlich ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss.

Auf CD-ROM abspeichern

Am besten speichern Sie also geschäftliche E-Mails in einem speziellen Ordner und weisen auch Mitarbeiter an, das zu tun. Nach Jahresende fassen Sie dann alle Dokumente zusammen, z. B. auf einer "Steuer-CD 2015". Überlassen Sie diese dem Betriebsprüfer, vermeiden Sie zudem, dass er sich an Ihrem E-Mail-Account selbst "bedient".

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