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Stil und Form: Was Sie bei geschäftlichen Einladungen zu Veranstaltungen beachten sollten

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Dass in einem Terminkalender gähnende Leere herrscht, ist heutzutage selten. Eher das Gegenteil ist der Fall: Ein Termin jagt den nächsten. Wer also zu einer Veranstaltung bittet, sollte den eingeladenen Personen bereits mit der geschäftlichen Einladung die Zusage schmackhaft machen und Vorfreude bereiten.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, zu einer geschäftlichen Veranstaltung einzuladen. Gängig sind vor allem folgende:

  • Klappkarte, im Umschlag per Post verschickt
  • Brief, im Umschlag per Post verschickt
  • PDF-Dokument, als Anhang per E-Mail verschickt
  • einfache E-Mail ohne Anhang (Einladung im Textfeld der E-Mail)

Welche Form der geschäftlichen Einladung Sie für Ihre Veranstaltung wählen, richtet sich nach der Art der Veranstaltung und nach dem Empfängerkreis.

1. Im Umschlag per Post versendete, gedruckte Klappkarten sind die richtige Form einer geschäftlichen Einladung bei repräsentativen Veranstaltungen – etwa bei Preisverleihungen oder Tagungen mit hochkarätigen Referenten.

2. Eine geschäftliche Einladung in Form eines ebenfalls per Post versendeten einfachen Briefbogens ist bei der Mehrzahl der Veranstaltungen richtig, die sich an externe Geschäftspartner, aber nicht an Privatkunden richten. Der Postversand stellt sicher, dass auch Menschen Ihre geschäftliche Einladung rechtzeitig bekommen, die keine E-Mail empfangen können oder nicht allzu häufig in ihren elektronischen Briefkasten schauen.

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3. Per E-Mail sollten Sie dagegen nur Menschen zu Ihrer Veranstaltung einladen, von denen Sie sicher sind, dass sie ihre E-Mails auch regelmäßig lesen.

Zu Seminaren, Tagungen, Vortragsveranstaltungen oder Betriebsfeiern fügen Sie Ihrer geschäftlichen Einladung in der Regel eine angehängten PDF-Datei bei, ganz einfach deshalb, weil das die stilistisch ansprechendere Lösung ist. Die PDF ist optisch gestaltet wie ein geschäftlicher Einladungsbrief und wird als Anlage per E-Mail verschickt.

4. Geht es um eine interne Besprechung oder ein informelles geschäftliches Treffen, genügt es, wenn Sie Ihre geschäftliche Einladung im Textfeld der E-Mail unterbringen und auf den Anhang verzichten.

Moderne Software bietet die Möglichkeit, den Termin der Veranstaltung direkt in elektronischer Form an eine E-Mail zu hängen (etwa bei Microsoft Outlook). Der Termin wird dann automatisch beim Öffnen der Mail in den elektronischen Terminkalender des Empfängers/der Empfängerin eingetragen. Diese Lösung sollten Sie aber nur wählen, wenn der Termin der Veranstaltung vorher angekündigt beziehungsweise mit den Teilnehmern abgesprochen wurde. Denn sonst könnten die Empfänger Ihrer geschäftlichen Einladung dieses Vorgehen leicht als Bevormundung auffassen. Es wäre ein stilistischer Fauxpas, ungefragt davon auszugehen, dass die betreffende Person zum vorgeschlagenen Termin Zeit hat. Wenn Sie allerdings in Ihrer E-Mail deutlich machen, dass der angehängte Termin nur ein Vorschlag ist, vermeiden Sie diesen Fauxpas.

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