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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Wann Ihre Kunden Ihnen Fax-Rechnungen schicken dürfen

 

Von Astrid Engel,

Dürfen Rechnungen per Fax verschickt werden? Immerhin geht es darum, ob das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger akzeptiert, wenn die Rechnungen per Fax eingegangen sind.
Grundsätzlich sind Fax-Rechnungen zulässig. Aber: Bei der Übermittlung von Fax-Rechnungen müssen Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für elektronisch übermittelte Rechnungen beachten. Danach gilt, dass nur die Übertragung von Standard-Fax zu Standard-Fax steuerlich anerkannt wird. (BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004, Az: IV B 7 - S 7280 - 19/04). Die auf diese Weise übermittelten Fax-Rechnungen dürfen Sie dann auch digital speichern (beispielsweise einscannen), ohne den Vorsteuerabzug aus den betreffenden Rechnungen zu gefährden.

Wann Fax-Rechnungen steuerlich nicht akzeptiert werden

Es gibt Verfahren, die im Faxgerät eingehende Bilddateien "abgreifen" und deshalb den Ausdruck des Faxdokuments und die anschließende elektronische Archivierung technisch überflüssig machen. Vorsicht: Auf diese Weise erfasste Rechnungen sind mit dem Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung nicht kompatibel. Ohne qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erkennt das Finanzamt die Echtheit solcher Fax-Rechnungen nicht an.

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Welche Fax-Rechnungen Sie zurückweisen sollten

Weisen Sie deshalb generell Fax-Rechnungen zurück, die wie folgt übermittelt wurden:

  • von Standard-Faxgerät an Computerfax/Faxserver
  • von Computerfax/Faxserver an Standard-Faxgerät
  • von Computerfax/Faxserver an Computerfax/Faxserver


Praxis-Tipp: Die Unterscheidung, ob Rechnungen wirklich per Standard-Fax, also von einem echten Faxgerät versendet wurden, fällt in der Praxis schwer. Da Sie nicht wissen, ob es sich beim sendenden Gerät um ein Fax, einen PC oder ein sonstiges Gerät handelt, bestehen Sie am besten auf der Übersendung der Rechnungen im Original.


Das gilt natürlich auch für Rechnungen, die Sie selber stellen. Viele größere Firmen haben ihre Buchhaltung angewiesen, Fax-Rechnungen prinzipiell nicht zu akzeptieren. Wenn Sie also schnell an Ihr Geld kommen und keine Rechnungsreklamationen riskieren wollen, verschicken Sie Ihre Rechnungen nicht per Fax sondern besser immer per Post.

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