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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Wann ist eine eingescannte Unterschrift ok?

 
Urheber: jd-photodesign

Von Astrid Engel,

Haben Sie Ihren Mitarbeitern gestattet, einen Scan von Ihrer Unterschrift auf Geschäftsbriefen zu verwenden? Das kann sehr praktisch sein, wenn Sie dabei einige rechtlichen Regeln beachten.

Wann Sie lieber persönlich unterschreiben sollten 

Erlaubt ist der Unterschriften-Scan ...

... auf jeden Fall bei Massenaussendungen, und zwar bei Newslettern, Werbebriefen oder Einladungen, die an so viele Personen adressiert sind, dass eine Unterschrift von Hand nicht mehr möglich ist.

Tabu ist der Unterschriften-Scan ...

... bei Schreiben, für die eine Originalunterschrift rechtlich zwingend ist. Das sind zum Beispiel Kündigungen, bestimmte Vertrage, Zeugnisse, Bankgeschäfte usw.

Nicht zu empfehlen ...

ist der Unterschriften-Scan in den folgenden Fällen, für die es keine zwingende Rechtsvorschrift gibt. Deshalb empfehle ich Ihnen, diese Schriftstücke eigenhändig zu unterschreiben:

  • Kauf- und Liefervereinbarungen
  • Angebote und Bestellungen

Der Grund: Im Falle von gerichtlichen Auseinandersetzungen sind Sie rechtlich auf der ganz sicheren Seite.

  • Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern

Der Grund: Eine eigenhändige Unterschrift zeigt Ihrem Korrespondenzpartner mehr Wertschätzung als eine eingescannte Unterschrift.

  • E-Mails

Der Grund: Scans brauchen viel Speicherplatz. Deshalb: Bei E-Mails genügt die E-Mail-Signatur.

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