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Wann Sie als Freiberufler und Kleinunternehmer eine Rechnung ausstellen müssen

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Von Astrid Engel,

Müssen Sie eigentlich für jede Leistung, die Sie als Unternehmer erbracht haben, eine Rechnung ausstellen oder gibt es auch Ausnahmen? Und, wie lange können Sie sich für Ihre Rechnung Zeit lassen?

Müssen Sie eigentlich für jede Leistung, die Sie als Unternehmer erbracht haben, eine Rechnung ausstellen oder gibt es auch Ausnahmen? Und, wie lange können Sie sich für Ihre Rechnung Zeit lassen?

Was als Rechnung gilt

Eine Rechnung im Sinne des Paragraphen 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist jedes Dokument, mit denen sie über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnen. Dazu ist weder ein besondere Form erforderlich noch muss das Dokument ausdrücklich als Rechnung gekennzeichnet sein.
Umgekehrt sind Dokumente, die ausdrücklich zum Beispiel als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Mahnung oder Kontoauszug bezeichnet sind, natürlich keine Rechnungen.
Ob Sie verpflichtet sind, eine Rechnung auszustellen, hängt davon ab, um welche Leistungen es sich handelt und ob Ihr Kunde als Empfänger der Rechnung eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Nach Paragraph 14 Absatz 2 UStG gilt:

Wann Sie eine Rechnung ausstellen müssen

In diesen Fällen müssen Sie eine Rechnung ausstellen:

  • wenn Sie für einen Unternehmer (für dessen Unternehmen) gearbeitet haben, unabhängig von der Art der Leistung.
  • wenn Sie für Privatpersonen Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ausgeführt haben,
  • wenn Sie selber als Freiberufler oder Kleinunternehmer umsatzsteuerpflichtig sind.

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Rechnung ausstellen innerhalb von 6 Monaten

Müssen Sie demnach zwingend eine Rechnung ausstellen, muss das innerhalb von sechs Monaten nach Fertigstellung der Leistung geschehen. Sie begehen eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000,- Euro bestraft werden kann, wenn Sie sich für Ihre Rechnungen an andere Unternehmer und an Privatpersonen in Zusammenhang mit einem Grundstück mehr als sechs Monate Zeit lassen.

Wann Sie Privatpersonen eine Rechnung ausstellen müssen

Bei Leistungen an Privatpersonen (bzw. an Unternehmen für deren Privatbereich) dürfen Sie eine Rechnung ausstellen, müssen es aber nicht. Anderes als bei Geschäftskunden brauchen Sie für Privatkunden nur dann eine detaillierte Rechnung zu erstellen, wenn es sich um Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt.
Für Geschäfts- und Firmenkunden müssen Sie immer eine Rechnung ausstellen, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Dazu sind sie gemäß Paragraph 14 Absatz 2 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz verpflichtet.
Tipp: Da sie nicht immer feststellen können, ob es sich um Privat-oder Geschäftskunden handelt, sollten Sie alle Rechnungen so ausstellen, dass diese die geforderten Angaben enthalten. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie Rechnungen nachträglich neu ausstellen oder korrigieren müssen.

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