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Was muss ich beim Versand von E-Mail-Rechnungen beachten?

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Von Astrid Engel,

Frage: Wenn wir die Rechnungen per E-Mail verschicken, muss dann auf der Rechnung extra vermerkt sein, dass es sich um eine Originalrechnung handelt?

Antwort: Sie können auf den Vermerk: "Originalrechnung" auf E-Mail-Rechnungen verzichten. Allerdings sollten Sie beim Versand von E-Mail-Rechnungen Folgendes beachten: Der Versand von Rechnungen via E-Mail ist erlaubt, wenn Ihnen die Zustimmung des Empfängers vorliegt und die Rechnung neben allen anderen Pflichtangaben eine qualifizierte elektronische Signatur enthält (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG). Dadurch soll eine Veränderung im Nachhinein verhindert werden. Ohne weiteres geht das nur bei Verbrauchern, die die Rechnung nicht als Nachweis für das Finanzamt brauchen.

Ist der Empfänger dagegen ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer, darf er aus einer E-Mail- oder Online- Rechnung nur die Vorsteuer ziehen, wenn sie eine qualifizierte elektronische Signatur unter der Rechnung enthält (§ 14 UStG). Diese dokumentiert, dass das Schriftstück nachträglich nicht manipuliert wurde. Fehlt die qualifizierte Signatur, dann lässt das Finanzamt keinen Vorsteuerabzug zu.

So sind E-Mail-Rechnungen finanzamtsicher - auch ohne elektronische Signatur

Auch falls Sie sich keine elektronische Signatur zulegen, brauchen Sie bei der Rechnungsstellung nicht ganz auf den schnellen, bequemen E-Mail-Versand zu verzichten.

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Sie können sich bei Langzeitkunden mit folgendem Trick behelfen: Schicken Sie einzelne Rechnungen per E-Mail und in periodischen Abständen (z. B. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich) eine Sammelabrechnung auf Papier hinterher. Darin verweisen Sie auf die einzelnen (und viel detaillierteren) E-Mail-Rechnungen.

Sofern sie ansonsten alle Pflichtangaben enthält, genügt die Sammelrechnung dann als Beleg für den Vorsteuerabzug.

Diese Pflichtangaben gehören auch auf alle E-Mail-Rechnungen

  • Name und Anschrift des Leistenden
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum
  • einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe reicht)
  • genaue Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, abzüglich vereinbarter Preisminderungen
  • Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %), Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung
  • Umsatzsteuer-Betrag, der auf das Netto-Entgelt entfällt
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