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Wie Sie aus Musterschreiben mühelos ganz individuelle Briefe machen

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Von Astrid Engel,

Fertige Musterschreiben sind praktisch: Sie setzen Ihre Daten ein - und ab geht die Post. Dazu benötigen Sie keine Anleitungen. Mit einem Musterschreiben können Sie aber auch auf ganz individuelle Weise umgehen. Wie Sie ein Musterschreiben im Handumdrehen auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden, das demonstrieren wir für Sie an einem Beispiel. Wir zeigen Ihnen,

Fertige Musterschreiben sind praktisch: Sie setzen Ihre Daten ein - und ab geht die Post. Dazu benötigen Sie keine Anleitungen. Mit einem Musterschreiben können Sie aber auch auf ganz individuelle Weise umgehen. Wie Sie ein Musterschreiben im Handumdrehen auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden, das demonstrieren wir für Sie an einem Beispiel. Wir zeigen Ihnen,

  • welche Wirkung Sie mit einer kleinen Änderung erzielen,
  • wie Sie mühelos Ihre individuellen "Farbtupfer" einbringen,
  • wie Sie Briefe an Ihre Branche, an Ihre Region, an Ihre spezielle Situation anpassen,
  • wie Sie Formulierungen verstärken oder abmildern.

Musterschreiben: Terminabsage


Ab und zu,
sehr geehrter Herr Gärtner,
sage ich zu und dann wieder ab. Ich tue das garantiert nicht leichtfertig - sozusagen nach Lust und Laune. Aber Sie wissen, wie schnell sich Überschneidungen im Terminkalender ergeben und dass man selbst nur in begrenztem Umfang noch "Herr oder Herrin seiner Zeit" ist. So ergeht es mir jetzt mit unserem Gesprächstermin, den wir für den 12. Novemer, eingeplant hatten. Diesen Termin muss ich leider absagen. Sie können mir glauben, dass ich dies aus triftigen Gründen tue. Ich bitte um mildernde Umstände und um einen neuen Terminvorschlag.
Freundliche Grüße
Mertens GmbH
Volker Habicht

Schritt 1: Kürzen Sie das Musterschreiben, reduzieren Sie den Text auf die Kernaussage

Sie wollen in dieser Situation die Kernaussage des Musterschreibens
nicht sonderlich umrahmen und direkt zur Sache kommen. Kopieren Sie nur die für Ihre Situation brauchbaren Passagen aus dem Musterschreiben:
"Den für den 12. Novemer geplanten Gesprächstermin muss ich absagen. Sie können mir glauben, dass ich dies aus triftigen Gründen tue. Ich bitte um mildernde Umstände und um einen neuen Terminvorschlag."

Schritt 2: Ergänzen Sie das Musterschreiben mit individuellen Aussagen

Ergänzen Sie das Musterschreiben - oder das von Ihnen gekürzte Musterschreiben:

Musterschreiben ergänzen, um der Aussage Nachdruck zu verleihen:

  • Dieses gemeinsame Anliegen verträgt keinen Aufschub. Ich hoffe, dass wir schon möglichst bald einen Gesprächstermin finden werden.
  • Ich weiß, dass Ihr Terminkalender Verschiebungen nur schwer verkraftet. Aber wir sollten unbedingt sofort einen neuen Anlauf nehmen.

Musterschreiben ergänzen, um die Aussage abzumildern:

  • "Was lange währt, wird endlich gut." Also kein Grund zur Panik. Wir werden ganz sicher schon bald einen Gesprächstermin finden.

Musterschreiben ergänzen, um regionale Farbtupfer einzubringen:

  • Sie wissen ja, wie gern ich in Ihre Gegend komme. Die schwäbische Küche ist für mich ein Magnet, dem ich nicht widerstehen kann.

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Musterschreiben ergänzen, um saisonale Farbtupfer einzubringen:

  • Mal sehen, ob wir diesen gemeinsamen Termin noch vor den Sommerferien hinbekommen oder ob bei unserem Treffen schon die Herbststürme wehen werden.

Musterschreiben ergänzen, um branchenspezifische Verhältnisse aufzugreifen:

  • Ich weiß, dass der Anlagenbau auf Hochtouren läuft und Sie am Rotieren sind. Da ist es nicht so einfach, Sie für einen Zwischenstopp zu gewinnen.

Musterschreiben ergänzen, um an gemeinsame Erlebnisse, Erfahrungen anzuknüpfen:

  • Bisher lief es mit unseren Terminvereinbarungen wie am Schnürchen. Aber dieses Mal ist irgendwie der Wurm drin.
  • Sie erinnern sich: Wir hatten dieses Treffen spontan am Messestand vereinbart. Mein Interesse an einer Kooperation ist nicht nur geblieben, sondern inzwischen gestiegen.
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