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Wie Sie Ihr elektronisches Postfach mit Abwesenheits-E-Mails managen

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Wenn Sie Urlaub machen oder auf Geschäftsreise sind, sollten Sie Ihren elektronischen Posteingang nicht unbeobachtet lassen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder beantworten und bearbeiten Ihre Mitarbeiter die eintreffenden E-Mails oder Sie richten einen Assistenten für Abwesenheits-E-Mails ein. Jede eingehende E-Mail wird dann automatisch beantwortet. Der Versender erhält einen von Ihnen vorbereiteten Text, der ihn darüber informiert, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht da sind, er jemand anders ansprechen soll oder Ähnliches.

So sollte Ihre Abwesenheits-E-Mail nicht aussehen:

"Ich werde ab 17.07.20.. nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am 21.07.20...
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten."
- Es fehlen Anrede und Grußformel.
- Alle Sätze beginnen mit „Ich“. Das ist schlechter Stil und wenig empfängerorientiert.
- Der Text ist sehr nüchtern und unfreundlich formuliert.
- Es wird keine Hilfe angeboten. An wen kann sich der Geschäftspartner in der Zwischenzeit wenden?
- Es ist nicht einmal eine Namensangabe vorhanden. Wer schreibt diese E-Mail?
- Wo ist die Signatur?

Das sollte Ihre Abwesenheits-E-Mail enthalten:

- Einen Gruß zu Beginn
- Sagen Sie nicht, dass Sie nicht da sind, sondern wann Sie wieder zu erreichen sind.
- Formulieren Sie freundlich und nicht im Stenogrammstil.
- Verweisen Sie auf einen anderen Ansprechpartner mit den erforderlichen Daten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- Grußformel
- Firmenname
- Ihren ganzen Namen
- Ihre vollständige Signatur
- Die notwendigen Pflichtangaben zum Unternehmen

Formulierungsvorschlag für eine Abwesenheits-E-Mail:

Guten Tag,
ich bin am 21. Juli wieder im Büro.
Karin Berger, meine Kanzleipartnerin, vertritt mich.
Wenn Sie nicht bis zu meiner Rückkehr warten möchten, schicken Sie Ihre Nachricht bitte an diese E-Mail-Adresse: karin.berger@dieanwaelte.com.
Sie erreichen sie von Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr telefonisch unter 069 661-265.
Bitte geben Sie mir etwas Zeit, damit ich Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr beantworten kann. Es sind bestimmt jede Menge E-Mails in meinem Posteingang, die ich aber zügig bearbeiten werde.
Freundliche Grüße
Roswitha Bold
Fachanwältin für Familienrecht
______________________________________
Seestraße 12 – 16
66534 Frankfurt
Telefon: 069 661-265
Fax: 069 661-266
E-Mail: r.bold@dieanwaelte.com
Sitz: Frankfurt am Main
Handelsregister beim Amtsgericht: Frankfurt am Main
Handelsregister-Nummer: HRA 1344
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Bernd Klage
Vorstand: Wolfgang Martens (Vorsitzender), Gerd Schünemann, Heidrun
Balger
Tipp: Eine schöne Idee ist der Hinweis darauf, dass Sie zwar am 21. November wieder zu erreichen sind, aber nicht gleich für morgens um 8 Uhr eine Antwort versprechen können. Das machen Sie geschickt mit dem letzten Absatz unserer Muster-Abwesenheits-E-Mail.

Die Alternative zur Abwesenheits-E-Mail

Wenn die Möglichkeit besteht, dass jemand Ihren Posteingang kontrolliert und die E-Mails abarbeitet, ist dies sicherlich die eleganteste Lösung für den Kunden oder Geschäftspartner. Er wird nicht über Abwesenheiten informiert, sondern wird prompt bedient – so wie sonst auch. Sollte eine schnelle Reaktion während Ihrer Abwesenheit nicht möglich sein, erhält er von Ihrer Vertretung eine Information.

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