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Zusatztipp zur aktuellen DIN 5008: Dateivermerk

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Die DIN 5008 ist ein kompliziertes Regelwerk, das wir für Sie im Beitrag „DIN 5008“ im April diesen Jahres verständlich und mit vielen Beispielen erläutert haben. Trotzdem bleiben Fragen rund um Ihre Briefe und E-Mails offen, auf die die DIN 5008 keine Antworten liefert. Diese Antworten finden Sie jetzt im Sekretärinnen-Handbuch – damit Sie Ihre Korrespondenz korrekt und effektiv erledigen können.
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Dateivermerk

Ist es in Ihrem Unternehmen üblich, auf dem Briefbogen mit anzugeben, wo Sie ein Dokument gespeichert haben? So ist es immer ruck, zuck wiederzufinden.
So kann auch Ihre Vertretung, falls Sie krank sind oder Urlaub haben, den Brief schnell finden, wenn sie ihn überarbeiten oder ein ähnliches Schreiben an eine andere Person verschicken muss. Diese Angabe ist für den Empfänger völlig unwichtig. Platzieren Sie sie deshalb so, dass sie wenig auffällt und nicht zu Irritationen führt.
Wohin mit dem Dateivermerk?

Am sinnvollsten erscheint es, Sie setzten den Dateinamen ans Ende der jeweiligen Seite, entweder an den linken oder den rechten Rand. Verwenden Sie eine kleinere Schrift, zum Beispiel 8 Punkt. So fällt der Dateivermerk am wenigsten auf.
Weniger schön, aber auch möglich: Sie platzieren den Dateivermerk hinter dem Diktatzeichen.

Beispiel
ph-cd/C:\SEK-6-2011\DIN5008.doc
Beachten Sie bitte: Das Einsetzen des Dateivermerks kann peinlich werden, wenn Ihre Verzeichnisse nicht ganz neutral bezeichnet worden sind. Eine Antwort auf eine Reklamation darf auf keinen Fall so auf dem Briefbogen erscheinen.

C:\Beschwerden\Wiederholt\Meyer23.doc
Damit vermitteln Sie den Eindruck, dass sich ständig Kunden in Ihrem Unternehmen beschweren. Diesen Eindruck möchten Sie mit Sicherheit vermeiden.

So fügen Sie den Dateivermerk in WinWord ein:

  • Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Dateivermerk eingefügt werden soll.
  • Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FELD.
  • Klicken Sie unter „BITTE EIN FELD AUSWÄHLEN“ (Word 2000: Klicken Sie unter Kategorie auf Dokumenteninformationen) auf die Kategorie DOKUMENTENINFORMATIONEN.
  • Im Feld „Feldname(n)“ markieren Sie bitte das Wort „FILENAME“.
  • Danach klicken Sie das Feld „FELDFUNKTIONEN“ an.
  • Danach gehen Sie bitte auf „OPTIONEN“.
  • Wechseln Sie in die Registerkarte „SPEZIFISCHER SCHALTER“.
  • Klicken Sie den Schalter \p an und danach auf das Feld „HINZUFÜGEN“.
  • Bestätigen Sie zweimal mit OK.
  • WinWord fügt nun den kompletten Pfad der Datei an der aktuellen Cursorposition ein.

Und so funktioniert es mit Word 2007:

  • Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Dateivermerk eingefügt werden soll.
  • Klicken Sie in der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe Text auf SCHNELLBAUSTEINE und dann auf FELD.
  • Unter Kategorien wählen Sie die Option DOKUMENTENORGANISATIONEN.
  • Im Bereich FELDNAMEN klicken Sie auf den Unterpunkt FILENAME.
  • Unter FELDEIGENSCHAFTEN können Sie noch das Format für Ihren Dateivermerk festlegen.
  • Wichtig: Setzen Sie bei Feldoptionen das Häkchen bei PFAD ZUM DATEINAMEN HINZUFÜGEN. Wenn Sie das nicht machen, wird lediglich der Dateiname angezeigt und nicht der Pfad, wo das Dokument gespeichert wurde.

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