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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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4 goldene Regeln bei berechtigten Beschwerden ...

 

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... kennt der Brief-Berater:

1. Entschuldigen Sie sich unverzüglich. Egal ob Sie gerade viel zu tun oder keine Lust haben: Reagieren Sie schnell. Ihr Kunde ärgert sich über Ihr Unternehmen. Bringen Sie die Situation schnellstmöglich in Ordnung.

2. Natürlich müssen Sie nicht jede Beschwerde mit einem Brief beantworten. Manchmal würde auch ein kurzes Telefonat reichen. Mit Ihrem Brief zeigen Sie jedoch deutlich, wie wichtig und ernst Sie das Anliegen Ihres Kunden nehmen. An Ihren persönlicher Brief erinnert er sich positiver und länger.

3. Erfüllen Sie die Erwartungen des Beschwerdeführers. Versetzen Sie sich in seine Lage: Was würden Sie an seiner Stelle von Ihrem Unternehmen erwarten? Erfüllen Sie seine Wünsche so weit und rasch wie möglich! Und danken Sie Ihrem Kunden für die zweite Chance, die er Ihnen gibt!

4. Vermeiden Sie Wörter, die den Ärger des Kunden wieder aufkochen: Ärger, Beschwerde, falsch, Reklamation, schwierig, Unannehmlichkeiten. Besser: gern, gratis, kostenlos, natürlich, Service, sofort, unverzüglich.

 

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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