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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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8 Tipps für geschäftliche Kondolenzbriefe

 

Von Karin Intveen,

Ein Beileidsbrief erfordert höchstes Einfühlungsvermögen, besonders weil er aufrichtig empfundene Verbundenheit dokumentieren und den Empfängern das tröstliche Gefühl vermitteln soll, in ihren schweren Stunden nicht allein zu sein. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen, einen einfühlsamen Kondolenzbrief zu verfassen, ohne lange darüber brüten zu müssen.

1. Beschreiben Sie Ihre Gefühle ehrlich

Schreiben Sie in eigenen, einfachen und ehrlichen Worten über Ihre Empfindungen und vermeiden Sie Pathos und Übertreibungen.
Nicht: Er hat viele Spuren der Liebe und Fürsorge hinterlassen, und die Erinnerung an all das Wunderbare wird in uns lebendig bleiben.
Auch nicht: Wenn die Zeit eines geliebten Menschen vollendet ist und er uns verlässt, verliert die Sonne ihren wärmenden Schein und wir trauern in der Dunkelheit der fortan lichtlosen Tage.
Warum: zu dramatisch und übertrieben formuliert. Das wirkt unglaubwürdig.
Besser: Wir haben Ihre Frau als einen freundlichen und herzlichen Menschen kennen gelernt und werden so immer an sie denken.
Oder: Wir denken an Sie und wünschen Ihnen Kraft, um die leidvolle Situation anzunehmen und tröstende Erinnerungen zu behalten.

Finden Sie eine Ausdrucksweise, die einerseits nicht nüchtern und fast gleichgu?ltig klingt, aber andererseits auch nicht unnötig dramatisiert.


Ein Kondolenzschreiben signalisiert: 

  • Wir haben vom Tod Ihres Angehörigen erfahren.
  • Wir trauern mit Ihnen.
  • Wir halten die Erinnerung an den Verstorbenen lebendig.
  • Wir wünschen und hoffen, dass Sie diesen Verlust verkraften. 

Versuchen Sie, sich kurz zu fassen. Benutzen Sie keine abgenutzten Floskeln wie zum Beispiel „aufrichtige Anteilnahme“, „in stillem Gedenken“ oder „Wir werden ihm ein ehrendes Andenken bewahren“.

Verzichten Sie prinzipiell auf religiöse Formulierungen – es sei denn, Sie wissen ganz genau, dass der Verstorbene und die Hinterbliebenen, an die Ihr Brief gerichtet ist, gläubig sind und aus diesem Glauben Trost schöpfen.

Verwenden Sie nur Zitate, mit denen Sie sich identifizieren können.

2. Das richtige Papier

Verwenden Sie keinesfalls einen Geschäftsbriefbogen, der die Kontonummer des Unternehmens enthält! Falls Sie kein relativ neutrales geschäftliches Briefpapier zur Hand haben, nehmen Sie für den Brief stattdessen einen Briefbogen in einer dezenten, neutralen Farbe, beispielsweise Beige oder Weiß, möglichst in einer besseren Qualität als Kopierpapier. 

3. Handschrift ist ideal

Idealerweise verfassen Sie ein Kondolenzschreiben handschriftlich. Falls Ihnen dieser Aufwand zu hoch erscheint oder Sie oder Ihr Chef eine schwer leserliche Handschrift haben, können Sie zumindest die Anrede und den Gruß mit der Hand schreiben.

4. Wiederholung der Funktion und des Namens ist kein Muss

Wenn es sich bei dem Kondolierenden um einen direkten Kollegen oder Vorgesetzten handelt und die handschriftliche Unterschrift dem Trauernden vertraut ist, können Sie auf die maschinenschriftliche Wiederholung des Namens und der Funktion des Unterschreibenden verzichten.

Kondolieren aber ein oder eventuell sogar mehrere Repräsentanten des Unternehmens in dessen Auftrag, der/die keinen direkten persönlichen Bezug zum Trauernden hat/haben, ist es ratsam, den/die Absendernamen und die dazugehörige Funktion zu nennen.

5. Der schwarze Rand ist tabu

Was viele nicht wissen: Der Briefumschlag mit dem schwarzen Rand ist nur dafür vorgesehen, andere vom Tod eines Menschen zu unterrichten, wird also von den trauernden Angehörigen verschickt und eignet sich nicht für die Beileidsbekundung des Kondolierenden.

6. Finger weg vom „Trauerhaus“!

Benutzen Sie in der Adresse nicht die veraltete Formulierung „An das Trauerhaus“, sondern nennen Sie den Empfänger einfach beim Namen. Adressieren Sie Ihr Schreiben nicht an die ganze Familie, sondern an den Angehörigen, zu dem Sie einen Bezug haben.

7. Der richtige Briefumschlag

Fensterumschläge sind ebenso unpassend wie freigestempelte Schreiben.

Grundsätzlich sollte der Umschlag eines Kondolenzschreibens mit einer Briefmarke frankiert werden und dieselbe Qualität und Farbe haben wie der Briefbogen.

8. Handeln Sie schnell

Verlieren Sie nicht unnötig Zeit, sondern senden Sie das Kondolenzschreiben so schnell wie möglich ab, nachdem Sie von dem Trauerfall erfahren haben. Sollte die Nachricht Sie verspätet erreicht haben, so können Sie einen entsprechenden Hinweis einbauen und um Verständnis dafu?r bitten, dass Sie nicht früher reagieren konnten.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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