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Datentabellen für erfolgreiche PowerPoint-Präsentationen

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Wenn Sie für Ihren Chef eine PowerPoint-Präsentation erstellen, haben Sie meist auch die Aufgabe, wichtige Daten so übersichtlich aufzubereiten, dass das Publikum einen schnellen Überblick bekommt. Bei großen, komplexen Datenmengen kann dies schnell zu einer Herausforderung für Sie werden. Für die anschauliche Darstellung von Daten eignen sich in der Regel am besten Tabellen in Excel, weil Sie wahrscheinlich alle relevanten Zahlen auch im Excel-Format gespeichert haben. Die Übertragung von einer Excel-Tabelle in eine andere funktioniert mühelos und bringt Ihnen viele Erleichterungen. Die fertige Excel-Tabelle übertragen Sie dann in Ihre PowerPoint-Präsentation.
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Beachten Sie bei der Übertragung in Ihren PowerPoint-Präsentation vor allem die folgenden Punkte:

1. Unterteilen Sie die Tabelle in sinnvolle Kategorien. Das heißt: Wenn Sie Teildatenmengen aus einer Grundgesamtheit darstellen wollen, ist es wichtig, dass Sie zunächst über eine passende Unterteilung nachdenken. Erst im zweiten Schritt teilen Sie dann die Daten nach diesen Teilaspekten auf einzelne Tabellen beziehungsweise Tabellenblätter auf . Beispiel: Sie unterteilen eine Tabelle in die Kategorien: Erfassungszeitraum, Geschlecht, Besucherzahlen, Aufenthaltsdauer.
2. Wählen Sie für einen PowerPoint-Präsentation grundsätzlich eine gut lesbare Schriftgröße. Verzichten Sie bei PowerPoint-Präsentationen grundsätzlich darauf, viele Zahlen darzustellen. Versuchen Sie, wirklich nur die Quintessenz herauszufiltern. Je mehr Zahlen Sie in eine PowerPoint-Präsentation packen, desto unübersichtlicher wird der Zahlenwald für den Zuschauer. Wählen Sie lieber weniger aussagekräftige Zahlen aus und stellen Sie diese in einer Schriftgröße von mindestens 16 pt in die Tabelle ein – besser noch 20 pt.
3. Zeichnen Sie die Rahmenlinien in Excel dicker als üblich. Das heißt: Wählen Sie eine dickere Rahmenstärke aus, als Sie normalerweise bei Excel verwenden. Der Grund: In Ihrer PowerPoint-Präsentation ist die
normale Excel-Rahmenstärke nicht gut sichtbar.
4. Verwenden Sie in Ihrer PowerPoint-Präsentation Farben passend und sparsam. Zu viele bunte Zahlen sind schwer lesbar. Deshalb: Bleiben Sie in der Tabelle generell zurückhaltend bei der Farbauswahl und stimmen Sie die wenigen Farben auf die Farbgebung in Ihrer PowerPoint-Präsentation ab. Den Feinschliff geben Sie Ihrer Präsentation dann mit PowerPoint: Alle weiteren Erklärungen zu den Zahlen in der Excel-Tabelle geben Sie in Ihrer PowerPoint-Präsentation. Hier haben Sie wesentlich mehr Darstellungsmöglichkeiten als mit Excel, zum Beispiel über Pfeile, Kreise, Text felder usw.
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