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E-Mail-Knigge : Gestalten Sie geschäftliche E-Mails höflich und stilvoll

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Von Astrid Engel,

Auch bei E-Mails sind Korrektheit und Stil ein absolutes Muss. Wir haben für Sie 5 Tipps für eine stilvolle geschäftliche E-Mail-Kommunikation zusammengestellt. Tipp 1: Betreff (= Subject) ist PflichtOb geschäftlich, ob privat: Ein Betreff gehört zu jeder E-Mail. Die Betreffzeile entscheidet, ob Ihre Nachricht überhaupt gelesen wird. Bei der heutigen Informationsflut ist eine aussagekräftige Betreffzeile absolut wichtig. Sie sollte möglichst informativ sein, und eine knappe Inhaltsangabe Ihres E-Mail-Textes liefern. E-Mails ohne Betreff erwecken leicht den Eindruck, sie wären unwichtig und vernachlässigbar.

Auch bei E-Mails sind Korrektheit und Stil ein absolutes Muss. Wir haben für Sie 5 Tipps für eine stilvolle geschäftliche E-Mail-Kommunikation zusammengestellt.

Tipp 1: Betreff (= Subject) ist Pflicht

Ob geschäftlich, ob privat: Ein Betreff gehört zu jeder E-Mail. Die Betreffzeile entscheidet, ob Ihre Nachricht überhaupt gelesen wird. Bei der heutigen Informationsflut ist eine aussagekräftige Betreffzeile absolut wichtig. Sie sollte möglichst informativ sein, und eine knappe Inhaltsangabe Ihres E-Mail-Textes liefern. E-Mails ohne Betreff erwecken leicht den Eindruck, sie wären unwichtig und vernachlässigbar.

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Tipp 2: Eine Signatur gehört in jede geschäftliche E-Mail

Immer wieder erhält man geschäftliche E-Mails ohne Signatur, also ohne vollständige Kontaktdaten. Verzichten Sie niemals darauf! Das ist absolut unhöflich. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen können, ohne dafür erst die Auskunft anzurufen. Achten Sie auf eine übersichtliche Anordnung: Name, gegebenenfalls Berufstitel, Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer und eventuell Handynummer. Die Internetadresse und Ihre E-Mail gehören ebenso dazu, auch wenn sie bereits in der Absenderzeile zu finden sind.

Tipp 3: Denken Sie an die Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails

In geschäftliche E-Mails gehören seit dem 1. Januar 2007 von Gesetzes wegen alle Pflichtangaben, die auch auf dem Briefbogen des Absenders vorgeschrieben sind. Das bestimmt das Gesetz über elektronische Handelsregister (EHUG). Welche Angaben das sind, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab (Einzelfirma, GmbH, AG, Genossenschaft, Praxis oder Kanzlei). In der Regel sind dies

  • Firmenname,
  • Rechtsform,
  • Adresse,
  • Kontaktdaten, gegebenenfalls auch Handelsregisternummer, zuständiges Registergericht und rechtliche Vertreter.

Tipp 4: Verschicken Sie geschäftliche E-Mails besser nicht per „Einschreiben“

Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine E-Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen vorsichtig um. Der Empfänger fühlt sich schnell kontrolliert oder belästigt, vor allem, wenn Ihre Nachricht für ihn nicht wichtig ist.

 

Tipp 5: Nur wirklich wichtige geschäftliche E-Mails als „dringend“  kennzeichnen

Sowohl in Outlook als auch in Lotus Notes können Sie vor dem Versand einer E-Mail ein Ausrufezeichen vor die E-Mail setzen. Dieses Ausrufezeichen erscheint beim Empfänger im Posteingang. So machen Sie ihn auf eine wichtige Nachricht aufmerksam. Vielleicht haben Sie selbst festgestellt, dass einige E-Mail-Versender etwas großzügig mit der Vergabe der Ausrufezeichen umgehen. Selbst Spam-E-Mails sind manchmal so gekennzeichnet. Dass es nicht die höfliche Art ist, Werbung mit einer hohen Priorität zu versehen, liegt auf der Hand. Gehen Sie deshalb bitte sparsam und sorgsam mit der Dringlichkeitsfunktion um. Nicht dringende geschäftliche E-Mails als dringend zu markieren ist unhöflich.

 

 

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