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Neue Rechnung oder Korrektur? Bei Fehlern richtig verhalten

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Von Astrid Engel,

Ihr Kunde benötigt eine korrekte Rechnung von Ihnen, um sich die ausgewiesene Umsatzsteuer als so genannte Vorsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. Es kommt aber immer wieder vor, dass Rechnungen falsch sind. Auch Ihnen wird das früher oder später passieren. Dann müssen Sie die Rechnung eventuell korrigieren oder sogar eine neue Rechnung ausstellen. Unterscheiden Sie dabei zwischen 2 Fällen:

Ihr Kunde benötigt eine korrekte Rechnung von Ihnen, um sich die ausgewiesene Umsatzsteuer als so genannte Vorsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. Es kommt aber immer wieder vor, dass Rechnungen falsch sind. Auch Ihnen wird das früher oder später passieren.
Dann müssen Sie die Rechnung eventuell korrigieren oder sogar eine neue Rechnung ausstellen. Unterscheiden Sie dabei zwischen 2 Fällen:

  • Sie haben zum Beispiel. eine Pflichtangabe auf der Rechnung vergessen oder sich dabei vertippt.
  • Der Kunde zahlt im Nachhinein nicht den vollen Rechnungsbetrag, zum Beispiel weil er etwas reklamiert oder Sie nachträglich Rabatt gewähren.

Wann Sie keine neue Rechnung ausstellen müssen

Tippfehler schleichen sich schnell ein. Werden die Angaben in der Rechnung dadurch lediglich ungenau (beispielsweise der Name verfälscht), kann der Kunde aber trotzdem die Vorsteuer geltend machen. Wichtig ist nur, dass die am Geschäft beteiligten Unternehmer sowie die Leistung und alle anderen Pflichtangaben eindeutig identifiziert werden können (A 192 Abs. 4 Umsatzsteuerrichtlinien).
Sind dagegen Angaben in der Rechnung falsch, darf der Kunde keine Vorsteuer ziehen. Das ist zum Beispiel der Fall bei Rechenfehlern, falscher Angabe des Entgelts, des Steuersatzes oder -betrags. Reklamiert der Kunde einen solchen Fehler in einer Rechnung, sollten Sie sie berichtigen.
Dazu müssen Sie keine ganz neue Rechnung ausstellen. Es genügt, wenn Sie dem Kunden ein neues Schreiben ausdrucken, in dem Sie fehlende oder falsche Angaben richtig stellen.
Wichtig: Dieses Dokument muss allerdings eindeutig der Ursprungsrechnung zuzuordnen sein. Geben Sie dazu am besten deren Rechnungsnummer an.

Beispiel: Wenn Sie in der Ursprungsrechnung vergessen haben, den Steuersatz anzugeben, genügt ein Schreiben mit folgendem Hinweis: "Die in der Rechnung vom ... mit der Rechnungsnummer ... genannte Leistung unterliegt mit einem Steuersatz von 19 % der Umsatzsteuer."

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Neue Rechnung, wenn Sie den Rechnungsbetrag ändern

Kürzen Sie beispielsweise einen Rechnungsbetrag im Nachhinein, sollten Sie die alte Rechnung sofort stornieren und eine neue Rechnung ausstellen, denn sonst müssen Sie zu viel Umsatzsteuer zahlen. Grund: Die Umsatzsteuer wird in der Regel auf den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag berechnet und nicht auf den Betrag, den Sie vom Kunden erhalten.
Die neue Rechnung muss auch eine neue Rechnungsnummer erhalten. Zusätzlich schreiben Sie in der Betreffzeile, welche Rechnung Sie damit aufheben.

Beispiel: "Rechnung Nr. ..." (neue Rechnungsnummer) - "Berichtigung der Rechnung Nr. ..." (Rechnungsnummer der aufgehobenen Rechnung) "vom ..." (Datum).


Tipp: Wenn Sie Freiberufler sind bzw. jährlich höchstens 250.000 € (West) bzw. 500.000 € (Ost) einnehmen, sollten Sie beim Finanzamt die "Ist-Besteuerung" beantragen. Umsatzsteuer zahlen Sie dann nur auf tatsächlich erhaltene Beträge. Storno-Rechnungen werden damit überflüssig.

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