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Rechnungsbetrag falsch, aber Summe schon verbucht: Genügt eine Rechnungskorrektur?

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Von Astrid Engel,

Wie genau sollte eine Rechnung eigentlich korrigiert werden? Kann der Rechnungssteller einfach eine Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer und aktuellem Datum neu ausstellen? Ja, das geht. Voraussetzung ist allerdings: Sie haben noch keinen Rechnungsbetrag in Ihrer Buchhaltung erfasst, der sich als fehlerhaft herausgestellt hat. In solchen Fällen können Sie mit folgenden Formulierungen um Korrektur bitten:Reklamation, die nicht den Rechnungsbetrag betrifftBitte korrigieren Sie die Rechnung Nr. 123 und setzen Sie darauf ein neues Datum und den Vermerk: "Korrigierte Fassung von Rechnung Nr. 123".Ich bitte um einen neuen, korrigierten Ausdruck von Rechnung 123. Die alte, fehlerhafte Rechnung werde ich vernichten, sobald mir die neue vorliegt.Es kann allerdings passieren, dass Sie erst zu spät merken, dass der Rechnungsbetrag nicht stimmt - nämlich wenn Sie ihn schon verbucht haben und dies nicht mehr rückgängig machen können. Da nützt die Korrektur der alten Rechnung nichts. Sie brauchen eine Stornierung und anschließend eine neue Rechnung mit korrektem Rechnungsbetrag. Machen Sie das deutlich, zum Beispiel mit dieser Formulierung:

Wie genau sollte eine Rechnung eigentlich korrigiert werden? Kann der Rechnungssteller einfach eine Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer und aktuellem Datum neu ausstellen? Ja, das geht. Voraussetzung ist allerdings: Sie haben noch keinen Rechnungsbetrag in Ihrer Buchhaltung erfasst, der sich als fehlerhaft herausgestellt hat. In solchen Fällen können Sie mit folgenden Formulierungen um Korrektur bitten:

Reklamation, die nicht den Rechnungsbetrag betrifft

Bitte korrigieren Sie die Rechnung Nr. 123 und setzen Sie darauf ein neues Datum und den Vermerk: "Korrigierte Fassung von Rechnung Nr. 123".
Ich bitte um einen neuen, korrigierten Ausdruck von Rechnung 123. Die alte, fehlerhafte Rechnung werde ich vernichten, sobald mir die neue vorliegt.

Es kann allerdings passieren, dass Sie erst zu spät merken, dass der Rechnungsbetrag nicht stimmt - nämlich wenn Sie ihn schon verbucht haben und dies nicht mehr rückgängig machen können. Da nützt die Korrektur der alten Rechnung nichts. Sie brauchen eine Stornierung und anschließend eine neue Rechnung mit korrektem Rechnungsbetrag. Machen Sie das deutlich, zum Beispiel mit dieser Formulierung:

Reklamation wegen eines schon verbuchten fehlerhaften Rechnungsbetrags

Erst nach der Verbuchung Ihrer Rechnung 123 fiel mir auf, dass Ihre ausgewiesene Endsumme nicht stimmt. Deshalb bitte ich Sie jetzt, diese Rechnung zu stornieren. Bitte lassen Sie mir eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer über den korrekten Rechnungsbetrag zukommen.

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Musterbrief: Reklamation wegen fehlerhaftem Rechnungsbetrag

Rechnung-Nr. 43-20-R29-06 vom 21. Oktober 20..
Sehr geehrte Frau Meier,
wie vereinbart haben Sie mir nach der Abnahme Ihrer Sanitärarbeiten für das Projekt "Seniorenresidenz Sonnenschein" Ihre Rechnung zugeschickt.
Gern möchte ich Ihnen diese schnell zahlen, denn schließlich haben Sie Ihre Leistung sorgfältig und termingerecht erbracht.
Leider hat sich in Ihrer Rechnung bei der Berechnung der Materialkosten offenbar ein Fehler eingeschlichen: Die Summe der Einzelposten muss 567,20 Euro betragen und nicht 789,60 Euro. Unglücklicherweise hat unsere Buchhaltung den Beleg schon erfasst, deshalb bitte ich Sie, diese Rechnung zu stornieren und eine neue Rechnung mit dem korrekten Rechnungebetrag auszustellen.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir keine Rechnungskorrektur durchführen können, sondern nur eine neue Rechnung akzeptieren.
Vielen Dank und beste Grüße
Johannes Rahlffs
Inhaber

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