So prüfen Sie die Gültigkeit von signierten Online-Rechnungen

Geben Sie Ihr Einverständnis, dass Sie elektronisch erstellte Rechnungen empfangen, ist es nicht erforderlich, dass Sie auch selbst Online-Rechnungen ersenden. Sie allein entscheiden, von welchem Geschäftspartner Sie Online-Rechnungen akzeptieren (BMFSchreiben vom 29.1.2004, Az. IV B 7 - S 7280 - 19/04, Textziffer 2.1) - und von welchem nicht. Widersprechen Sie einer Online-Rechnung nicht, müssen Sie die folgenden Schritte unternehmen, um sich den Vorsteuerabzug zu sichern und Ihre Online-Rechnungen korrekt aufzubewahren. Kosten entstehen dafür nicht.

Schritt 1: Anhang der Online-Rechnung abspeichern

Ein Rechnungsaussteller sendet Ihnen eine E-Mail. In deren Anhang befindet sich die Online-Rechnung als PDF-Datei inklusive Signatur. Speichern Sie dann beide Dateien in einem separaten Verzeichnis auf Ihrer Festplatte ab, etwa in einem Ordner "Eingangsrechnungen". Sofern bereits mehrere Ihrer Geschäftspartner elektronische Signaturen einsetzen, legen Sie innerhalb dieses Ordners Unterordner für jeden einzelnen Geschäftspartner an. Die Speicherung allein reicht dem Fiskus aber nicht. Sie sind nun noch verpflichtet, die Signatur zu prüfen.

Schritt 2a: Prüfung der Online-Rechnung wie vom Absender vorgeschlagen durchführen

Es kommt vor, dass Ihnen der Absender der Online-Rechnung selbst eine Prüfmöglichkeit anbietet. Das ist aber in der Regel nur bei groÿen Unternehmen der Fall, z.B. beim Telekommunikationsanbieter 1&1, der Sie dann auch Schritt für Schritt durch den Prüfvorgang führt. Nutzen Sie dann diese Prüfmöglichkeit, und speichern Sie das Ergebnis der Prüfung im Ordner mit der Online-Rechnung ab.

Schritt 2b: Signatur der Online-Rechnung mit eigener Prüf-Software kontrollieren

Bietet Ihnen der Rechnungsversender keine Prüfmöglichkeit an, müssen Sie ein Prüfprogramm installieren. Das können Sie kostenlos aus dem Internet herunterladen.
Tipp: Das Programm SecSigner ist sehr praktisch und leicht zu bedienen. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.seccommerce.de. Nachdem Sie die Prüf-Software, z.B. SecSigner, geöffnet haben, werden Sie nach der PDF-Datei und der dazugehörenden Signaturdatei gefragt. Beides haben Sie ja in dem Ordner "Eingangsrechnungen" auf Ihrer Festplatte abgespeichert. Klicken Sie in der Prüf-Software auf "Durchsuchen", und wählen Sie diesen Ordner aus. Klicken Sie beide Dateien an. Sie erhalten dann die Bestätigung, dass die Ihnen vorliegende Signatur zusammen mit dem Dokument gültig ist. Speichern Sie diesen Prüfbericht ab.

Schritt 3: Gilt auch für Online-Rechnungen: Aufbewahrungspflichten erfüllen

Natürlich können Sie für Ihre eigenen Unterlagen die Online-Rechnung ausdrucken - etwa um Sie bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung und auch später bei der Erstellung Ihrer EÜR nicht zu vergessen bzw. um einen Papierbeleg für Ihre Buchführung zu haben. Den Anspruch auf die Vorsteuer sichern Sie sich dadurch aber nicht. Der wird allein durch die elektronische Signatur erreicht. Das bedeutet, Sie sind verpflichtet, die PDF-Datei der Online-Rechnung und den Prüfbericht über einen Zeitraum von 10 Jahren zu speichern. Dies gilt auch dann, wenn Sie zwischenzeitlich Ihre Soft- oder Hardware wechseln ? deshalb sollten Sie die Daten besser auf einem externen Datenträger speichern (CDROM, DVD). Denn können Sie einem Betriebsprüfer diese Dateien nicht zugänglich machen, darf er Ihnen den Vorsteuerabzug streichen.