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Zahlen Sie erst, wenn Ihnen ein korrekter Rechnungsbeleg vorliegt

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Von Astrid Engel,

Ein Unternehmen stellt Ihnen eine Rechnung und erst bei der Verbuchung stellen Sie fest, dass sie fehlerhaft ist: Der Absender hat sich verrechnet, die Mehrwertsteuer falsch ausgewiesen, versehentlich einen nicht gelieferten Artikel berechnet oder eine Pflichtangabe weggelassen, ohne die das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht zulässt. Fehlerhafte Rechnungen können Ihr Unternehmen viel Geld kosten – und das nicht nur, wenn der Rechnungssteller Ihnen unberechtigterweise einen überhöhten Betrag in Rechnung stellt.

Ein Unternehmen stellt Ihnen eine Rechnung und erst bei der Verbuchung stellen Sie fest, dass sie fehlerhaft ist: Der Absender hat sich verrechnet, die Mehrwertsteuer falsch ausgewiesen, versehentlich einen nicht gelieferten Artikel berechnet oder eine Pflichtangabe weggelassen, ohne die das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht zulässt.
Fehlerhafte Rechnungen können Ihr Unternehmen viel Geld kosten – und das nicht nur, wenn der Rechnungssteller Ihnen unberechtigterweise einen überhöhten Betrag in Rechnung stellt.

Warum ein korrekter Rechnungsbeleg für Sie bares Geld bedeutet

Eine verborgene, aber weit größere Gefahr, durch fehlerhafte Rechnungen viel Geld zu verlieren, liegt an den strengen gesetzlichen Anforderungen an ein Rechnungsdokument. Das Umsatzsteuergesetz legt nämlich genau fest, wie ein korrekter Rechnungsbeleg auszusehen hat, der auch zum Vorsteuerabzug berechtigt. Auch wenn die Rechnung rechnerisch und sachlich noch so richtig ist: Stimmen die formalen Anforderungen nicht, spielt das Finanzamt nicht mit und verlangt mitunter auch nachträglich die Umsatzsteuer zurück.
Wollen Sie das wirklich: Geld verlieren, nur weil einige Ihrer Belege fehlerhaft sind? Wohl kaum! Erlauben Sie sich daher bei Eingangsrechnungen keine Nachlässigkeit, sondern prüfen Sie jede einzelne ...

... auf inhaltliche Richtigkeit:

  • Wurden wirklich nur bestellte und gelieferte Produkte beziehungsweise erbrachte Leistungen berechnet?
  • Stimmt der Preis in der Rechnung mit dem vereinbarten Preis überein?
  • Haben sich keine Rechen-, Übertragungs- oder Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen?
  • Wurde der richtige Mehrwertsteuersatz ausgewiesen?


... auf formale Richtigkeit:

  • Ist die Rechnung auf Ihr Unternehmen ausgestellt und ist die Adresse korrekt?
  • Sind alle Pflichtangaben enthalten, die der Fiskus für die steuerliche Anerkennung fordert?
  • Liegt Ihnen die Rechnung in Papierform und nicht als Computerdatei, Fax oder E-Mail vor (Letztere akzeptiert das Finanzamt nur mit qualifizierter elektronischer Signatur)?


... auf korrekte Abrechnung beziehungsweise Abbuchung:

  • Sind eventuelle Abbuchungen von Ihrem Geschäftskonto zu Recht geschehen?
  • Hat der Abbucher eine Einzugsermächtigung, die noch gültig ist?
  • Stimmt die Höhe der Abbuchung?

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Sorgen Sie diplomatisch dafür, dass Ihnen ein korrekter Rechnungsbeleg geschickt wird

Es ist keinesfalls zu empfehlen, eine Zahlung schon zu leisten, bevor Ihnen ein korrekter Rechnungsbeleg dafür vorliegt. Denn meist motiviert nur das fehlende Geld den Rechnungssteller, sich schnell um Ihre Reklamation zu kümmern. Ist das Geld dagegen schon da - warum sollte er Ihnen eine korrigierte Rechnung schicken? Dennoch sollten Sie die psychologische Seite nicht unterschätzen: Schlechte Zahlungsmoral wird heute allerorts - zu Recht - angeprangert. Schnell gerät man als Unternehmer in den zweifelhaften Ruf, auf Zeit zu spielen und fällige Zahlungen böswillig hinauszuzögern - auch wenn dies gar nicht so ist.
Tipp: Wenn Sie also wegen einer fehlerhaften Rechnung reklamieren, tun Sie dies mit der nötigen Diplomatie. Denn sonst steht Ihr guter Ruf als prompter Zahler auf dem Spiel.

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