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Checkliste: Eingangs-Rechnung prüfen

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Von Astrid Engel,

Wenn eine Rechnung gewisse formale Voraussetzungen nicht erfüllt, kann die steuerliche Abzugsfähigkeit auch im Nachhinein zurückgenommen werden. Grund genug für Sie, jede eingehende Rechnung akribisch zu prüfen.

Sie wollen Ihre Betriebsausgaben steuerlich geltend machen? Dafür verlangt das Finanzamt tadellose Rechnungen. Wenn eine Rechnung gewisse formale Voraussetzungen nicht erfüllt, kann die steuerliche Abzugsfähigkeit auch im Nachhinein zurückgenommen werden. Grund genug für Sie, jede eingehende Rechnung akribisch zu prüfen.

Berechnung prüfen:

Ist die Rechnung unmissverständlich, rechnerisch richtig und wird klar, dass es sich um einen Geschäftsvorgang handelt? Wenn nicht: Verlangen Sie vom Geschäftspartner eine Korrektur der Rechnung, damit Ihr Betriebsausgabenabzug nicht gefährdet ist.

Rechnung auf Vollständigkeit prüfen:

Vorsteuer dürfen Sie nur ziehen, wenn die Rechnung die folgenden Pflichtangaben enthält. Lassen Sie sich von Ihrem Lieferanten nicht abwimmeln, wenn er Ihnen eine formal falsche Rechnung ausgestellt hat. Sie haben einen Rechtsanspruch auf eine vollständige und zutreffende Rechnung. Dieser Anspruch verjährt erst nach 30 Jahren. Halten Sie zumindest die Zahlung eines Betrags in Höhe der Vorsteuer zurück, bis man Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt hat.

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Pflichtangaben-Check - Folgendes muss auf einer Rechnung über einen Betrag von mehr als 150 Euro stehen:

  1. Name/Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  3. Name/Anschrift des Leistungsempfängers
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Rechnungsnummer
  6. Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (Monatsangabe)
  7. Menge/Art der Lieferung, Umfang/Art der Leistung
  8. Netto-Entgelt (ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt) oder - wenn der Aussteller nicht umsatzsteuerpflichtig ist - Brutto-Entgelt
  9. Umsatzsteuer-Satz (7 oder 19 % USt.) bzw. Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung
  10. Umsatzsteuer-Betrag (wenn kein Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung vorhanden ist)

Rechnung kopieren:

Der Beleg muss 10 Jahre lang lesbar bleiben. Eine Thermopapier-Rechnung verblasst schnell, deshalb sollten Sie sie kopieren und die Kopie ans Original heften.

Rechnung aufbewahren:

Jede Rechnung müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Sie müssen jede  Rechnung im Inland aufbewahren.

Ausnahme: Bei einer elektronischen Aufbewahrung, die eine Fernabfrage (Online-Zugriff) ermöglicht, darf die Rechnung auch im Gemeinschaftsgebiet aufbewahrt werden.

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