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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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So sollten Sie Absageschreiben an Bewerber nicht formulieren

 

Von Astrid Engel,

Für Absageschreiben gilt das Gleiche wie für die meisten anderen Briefe - eine Floskel jagt die nächste. Lesen Sie, wie Sie diese schwierigen Briefe so gestalten, dass Sie den Bewerber nicht unnötig verletzen.

Für Absageschreiben gilt das Gleiche wie für die meisten anderen Briefe - eine Floskel jagt die nächste. Lesen Sie, wie Sie diese schwierigen Briefe so gestalten, dass Sie den Bewerber nicht unnötig verletzen.


Absage formulieren - so nicht:

"Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen konnten."

Wieso "... nicht berücksichtigen"? Der Bewerber hat sich doch schon vorgestellt. Von "nicht berücksichtigen" kann wohl nicht die Rede sein.

Besser so: Leider hatte zum Schluss doch ein anderer Bewerber die Nase vorn.


Unterlagen zurücksenden - so nicht:

"Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zurück."

Diese Formulierung ist schlichtweg frech. "Ihre Unterlagen belasten uns so, deshalb erhalten Sie sie zurück."

Besser so: Ihre Unterlagen haben wir Ihnen mitgeschickt.

Diese Formulierung ist sachlich, neutral und nicht verletzend. Wenn Sie kreativer formulieren möchten, geht auch das:

Besser so: Ihre Bewerbungsunterlagen sind sehr gut und zu schade für die Schublade. Wir senden sie Ihnen hiermit zurück und hoffen, dass Sie sie schon bald wieder auf die Reise schicken können.


Formulieren Sie Absageschreiben nicht zu individuell

Versuchen Sie nicht, die Entscheidung Ihres Unternehmens zu rechtfertigen! Sie wissen selbst: Seit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) begeben Sie sich auf einen schmalen Pfad, wenn Sie versuchen, dem Bewerber zu erklären, weshalb genau er nicht genommen wurde.

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Ein allgemein gehaltenes, aber trotzdem floskelfreies Absageschreiben erspart Ihnen neben möglichem Ärger auch jede Menge Zeit. Ihre Absageschreiben sollten so formuliert sein, dass Sie sie möglichst vielen Personen schicken können, denn Sie können nicht jeden Brief komplett individuell formulieren - vielleicht nur den einen oder anderen Satz austauschen.


Müssen Sie auf die Anlage hinweisen?

Ist es empfehlenswert, am Ende des Briefes darauf hinzuweisen, dass man die Unterlagen "angelegt" hat? Sie können, müssen aber nicht. Der Bewerber sieht ja bereits beim Blick in den Briefkasten den großen Umschlag. Er wird seine zurückgeschickten Unterlagen deshalb kaum übersehen.

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