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Was Sie beachten müssen, wenn Sie eine Rechnung stellen

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Von Astrid Engel,


Pflichtangaben

Welche Pflichtangaben Ihre Rechnung enthalten muss, richtet sich nach dem Brutto-Rechnungsbetrag: Wenn Sie eine Lieferung oder Leistung über mehr als 150 € in Rechnung stellen, gelten die umfassenden Vorschriften für ordnungsgemäße Rechnungen und erfordern damit diese 10 Pflichtangaben:
1. Ihr vollständiger Name + Anschrift Ihres Unternehmens (= Leistender)
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
3. Vollständiger Name + Anschrift des Kunden(= Leistungsempfänger)
4. Ausstellungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe)
7. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
8. (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung  
9. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuersatz  
10. auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuer-Betrag
Bei so genannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 € reichen hingegen weniger und zum Teil andere Angaben aus.

Lieferung oder Leistung möglichst zeitnah in Rechnung stellen

Ihre Rechnung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen bzw. an eine juristische Person müssen Sie zeitnah schreiben. Das heißt, dass zwischen dem Zeitpunkt der Leistung und dem Zeitpunkt der Rechnungserteilung eine Frist von höchstens 6 Monaten liegen darf (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG).

Mehrere Dokumente

Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem der Dokumente müssen dann aber mindestens das (Netto-)Entgelt und ggf. der Steuerbetrag   angegeben sowie alle anderen Dokumente bezeichnet sein, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben (§ 31 UstDV).

Wie Sie laufende Zahlungen in Rechnung stellen

Über Leistungen, die über einen längeren Zeitraum erbracht werden - z.B. Vermietungen -, wird in der Regel ein Vertrag geschlossen. Das Entgelt überweist Ihr Kunde dann normalerweise, ohne dass Sie ihm dafür eine gesonderte Rechnung stellen. Das Finanzamt akzeptiert einen solchen Vertrag als Rechnung, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
 

  • Alle Pflichtangaben müssen grundsätzlich im Vertrag stehen. Fehlende Angaben dürfen aber in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn der Vertrag auf diese hinweist


  • Anstelle des Zeitpunkts der Leistung ist der Zeitraum anzugeben, auf den sich eine einzelne Zahlung bezieht. Es reicht aus, wenn das im Vertrag geschieht (z.B.: "Die Miete ist jeweils zum Monatsletzten für den Folgemonat zu überweisen."). Fehlt diese Angabe im Vertrag, muss sich der Leistungszeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergeben (z.B. Kontoauszug mit Hinweis "Miete Januar 2007").


  • Treten nach Vertragsabschluss Änderungen auf, die Pflichtangaben betreffen (z.B. Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer, der Umsatzsteuersatz etc.), müssen Sie als Leistender Ihren Kunden darüber schriftlich informieren - Gleiches gilt auch für den Kunden, wenn sich etwa seine Anschrift ändert.


Rechnung stellen auf elektronischem Weg

Übermitteln Sie Rechnungen besser nicht per Fax. Die akzeptiert das Finanzamt nämlich nur, wenn weder das Sende- noch das Empfangsgerät ein Computer ist. Das können weder Sie noch der Kunde überprüfen, weshalb hierbei Ärger vorprogrammiert ist. Via E-Mail dürfen Sie Ihre Rechnung stellen, wenn Ihnen die Zustimmung des Empfängers vorliegt und die Rechnung neben allen anderen Pflichtangaben eine qualifizierte elektronische Signatur enthält (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG). Dadurch soll eine Veränderung im Nachhinein verhindert werden.

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