Frage: Zur Besetzung einer offenen Stelle haben wir die letzten Wochen laufend Vorstellungsgespräche geführt. Einer der Kandidaten verlangt nun von uns Erstattung seiner Auslagen für die Anreise. An sich ist das kein Problem, aber hierbei handelt es sich um Taxikosten in Höhe von immerhin 60 €. Der Bewerber hätte uns genauso gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen können; dies hätte nur etwa 12 € gekostet. Müssen wir die 60 € dennoch zahlen?
Laden Sie einen Arbeitnehmer zu einem Vorstellungsgespräch ein, dann müssen Sie ihm grundsätzlich auch die Kosten der Anreise nach § 670 BGB erstatten.
Zu den erstattungspflichtigen Kosten gehören auch Taxikosten, allerdings allerdings nur, wenn diese erforderlich waren. Konnte Sie der Bewerber ebenso gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen, dann sind die Taxikosten nicht erforderlich. Das bedeutet aber nicht, dass der Bewerber nun gar nichts erhält. Vielmehr müssen Sie ihm zumindest die Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel (hier wohl ca. 12 €) oder die Pauschalbeträge nach dem Einkommensteuergesetz (0,30 Cent pro Kilometer) erstatten.
Tipp: Wollen Sie künftig nachträglichen Ärger vermeiden, dann können Sie folgendermaßen vorgehen:
- Sie schließen die Übernahme der Vorstellungskosten bereits im Einladungsschreiben gänzlich aus oder
- beschränken die Erstattung auf den Preis des billigsten öffentlichen Verkehrsmittels.
Geeignete Formulierungen dafür wären etwa:
Reisekosten werden nicht übernommen.
Oder:
Gerne beteiligen wir uns an Ihren Reisekosten für das Vorstellungsgespräch; wir übernehmen hierfür Kosten in Höhe einer Bahnfahrt 2. Klasse.
